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項目進(jìn)度控制階段績效信息跟蹤

發(fā)布時間:2023/5/12 9:27:00

項目績效管理是一個系統(tǒng),是一個持續(xù)、循環(huán)的過程。其核心是通過提高團(tuán)隊成員的績效,達(dá)到提高項目績效以及整個組織績效的目的。項目管理五大階段為:啟動、計劃、實施、監(jiān)控、收尾,其中計劃、實施、監(jiān)控,這是項目管理最重要的三個階段。經(jīng)過多年的項目管理實踐,認(rèn)為進(jìn)度控制階段績效信息跟蹤的四個步驟:

1、首先是確定績效跟蹤的時間跨度,即多長時間進(jìn)行一次績效報告和績效考察?冃Ц櫟臅r間跨度太長,很容易造成計劃對實際操作的失控;但時間跨度太密,又會增加管理成本和團(tuán)隊負(fù)擔(dān)。因此,需要統(tǒng)籌規(guī)劃績效信息的跟蹤節(jié)奏、報告層面和考察內(nèi)容,讓秒針轉(zhuǎn)一周,分針動一格,分針轉(zhuǎn)一周,時針動一格,張弛有度,層序分明。例如,每周一次例會,一線基層工作人員報告上周績效狀況;每月一份項目經(jīng)理的書面報告,匯總月度績效;每季度一次高層管理的報告會議,分析計劃與績效偏差;每年度一次全員總結(jié)報告,回顧過去展望未來。

2、其次是確定度量績效的指標(biāo)。若績效可以計件,當(dāng)然最好,加工了多少產(chǎn)品,運輸了多少噸貨,打印了多少字?jǐn)?shù),簡單明了。如果績效不能計件,還可以用百分比衡量,例如筑路工程完成50%,管道安裝完成了80%,修房子完成了30%,也容易度量?墒强傆行┕ぷ髁坎痪獾捻椖,既無法用計件也無法用百分比來衡量。例如科研開發(fā)項目,軟件編程項目等,研發(fā)人員腦袋沒開竅,十天半個月毫無進(jìn)展,但是腦袋一開竅,只須捅破窗戶紙的功夫就大功告成。

這類科技項目的績效跟蹤度量問題,至今仍是項目管理界所面臨的難題,目前只能采取里程碑度量法,把一些關(guān)鍵任務(wù)點設(shè)置為里程碑,然后用一系列里程碑組成的實施過程來度量績效進(jìn)度。在項目成本管理的章節(jié)中,我們還將介紹一種項目管理獨特的績效跟蹤工具,掙值分析法。這種方法是把進(jìn)度與成本績效指標(biāo)捆綁在一起進(jìn)行考察分析,甚至用貨幣單位來衡量進(jìn)度指標(biāo),讓進(jìn)度計劃和成本計劃互為尺度,其優(yōu)點不言而喻。

3、第三是績效信息的采集方式。自下而上的方式通常是報告制度,報告又有很多種形式,有口頭匯報、書面匯報、會議匯報等;書面匯報可以是文字報告、統(tǒng)計報表、圖像演示等。自上而下的績效跟蹤可以是定期考察、隨機(jī)抽查、分段驗收等。關(guān)于績效信息的具體采集方法,我們將在信息溝通管理的章節(jié)中詳細(xì)討論。

4、最后是績效信息處理方式。首先要分析績效信息,找出需要糾偏的地方,接著用計劃的尺度對績效信息進(jìn)行評估,確定采取何種糾偏措施。如果需要修改工期計劃,則需要將調(diào)整措施納入新的計劃,最后還需要對調(diào)整措施的功效和后續(xù)影響進(jìn)行評估。

時間管理不存在實施這個階段,因為誰也無法左右時間的流速和流向,面對時間人類只能被動地計劃和控制。在計劃階段我們已經(jīng)打造了一把計劃的尺子,到了實施階段就是要如何來適用這把尺子,到了控制階段,剩下的問題就是如何跟蹤項目實施過程中的績效信息,以便確定現(xiàn)實情況是否偏離了工期計劃尺度,偏離了多遠(yuǎn)。

 

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