高手項(xiàng)目經(jīng)理做好風(fēng)險(xiǎn)管理的10條秘籍-項(xiàng)目管理軟件

在這個VUCA時(shí)代越來越多企業(yè)開始重視風(fēng)險(xiǎn)管理。其實(shí)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的好處是巨大的，如果您以積極的方式處理不確定的項(xiàng)目事件，則可能賺很多錢或提前拿到現(xiàn)金流。結(jié)果是您可以最大程度地減少項(xiàng)目威脅的影響并抓住發(fā)生的機(jī)會。本文為您提供了在項(xiàng)目中成功應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理的10條黃金法則。這使您能夠按時(shí)，按預(yù)算交付項(xiàng)目，并獲得項(xiàng)目發(fā)起人要求的高質(zhì)量結(jié)果。而且，如果您的團(tuán)隊(duì)成員沒有進(jìn)入需要修復(fù)的本來可以避免的故障的“消防”模式，他們也會更加快樂。

法則01 將風(fēng)險(xiǎn)管理納入項(xiàng)目，拒絕“無知者無畏”!

第一條法則對于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的成功至關(guān)重要。如果您沒有真正在項(xiàng)目中嵌入風(fēng)險(xiǎn)管理，則無法獲得這種方法的全部好處。在公司中，您可能會遇到許多錯誤的方法。一些項(xiàng)目沒有使用任何方法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，連個表都沒有!當(dāng)然稍微成熟的公司，都有一些手段，最常見的就是各部門定期填個風(fēng)險(xiǎn)表格，但缺乏配套的機(jī)制，也就是沒人真正關(guān)注。還有一種典型的是無知者無畏，特別是第一次EPC項(xiàng)目或大項(xiàng)目的，他們以某種自信他們的項(xiàng)目中不會發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)(當(dāng)然會發(fā)生)。有些公司盲目地信任項(xiàng)目經(jīng)理，成敗完全取決于這個項(xiàng)目經(jīng)理。專業(yè)公司將風(fēng)險(xiǎn)管理作為其日常運(yùn)營的一部分，并將其納入項(xiàng)目會議和員工培訓(xùn)中。

法則02 在項(xiàng)目早期識別風(fēng)險(xiǎn)，堅(jiān)持“早發(fā)現(xiàn)早治療”!

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的第一步是識別項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)。這需要一個開放的心態(tài)，專注于將來可能發(fā)生的情況。識別風(fēng)險(xiǎn)的兩個主要來源，人員和文檔。人員是您的團(tuán)隊(duì)成員，每個人都有自己的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識。與您交談的其他人是項(xiàng)目外部的專家，他們具有與您所面對的項(xiàng)目或工作類型相關(guān)的往績記錄。他們可以揭示您將遇到的一些誘殺陷阱或一些您可能尚未想到的黃金機(jī)會,當(dāng)然風(fēng)險(xiǎn)頭腦風(fēng)暴是識別已知風(fēng)險(xiǎn)的常用方法。文檔是另一回事。項(xiàng)目往往會生成大量包含項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的(電子)文檔,當(dāng)然他們可能并不總是有這個名字，但是仔細(xì)閱讀的人會找到它們，比如合同，特別是國際合同中，特別注意里面的用詞，經(jīng)常會出現(xiàn)“你以為的不是你以為的”情況。您是否能夠在所有項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前將其識別出來?可能不會，而且一般都不會，所以這是一個逐步迭代的過程。但是，如果結(jié)合使用多種不同的識別方法，則可能會找到絕大多數(shù)。如果處理得當(dāng)，您將有足夠的時(shí)間應(yīng)對發(fā)生的意外風(fēng)險(xiǎn)。

法則03 要堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)管理溝通，避免“雷神之錘”!

失敗的項(xiàng)目表明，此類項(xiàng)目中的項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常不知道即將遭受的巨大打擊。令人恐懼的發(fā)現(xiàn)是，項(xiàng)目組織的某個人經(jīng)常確實(shí)看到了那把“雷神之錘”，但沒有告知項(xiàng)目經(jīng)理該錘子的存在。如果您不希望在項(xiàng)目中發(fā)生這種情況，則最好注意風(fēng)險(xiǎn)溝通。一個好的方法是始終將風(fēng)險(xiǎn)交流包含在您執(zhí)行的任務(wù)中。如果召開團(tuán)隊(duì)會議，則將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)作為默認(rèn)議程的一部分(而不是列表中的最后一項(xiàng)!)。這表明風(fēng)險(xiǎn)對于項(xiàng)目經(jīng)理很重要，并為團(tuán)隊(duì)成員提供了“自然時(shí)機(jī)”進(jìn)行討論并報(bào)告新風(fēng)險(xiǎn)。另一個重要的溝通渠道是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目發(fā)起人或負(fù)責(zé)人。將您的溝通工作集中在這里的大風(fēng)險(xiǎn)上，并確保您不會讓老板或客戶感到驚訝!還應(yīng)注意保證發(fā)起人就最高風(fēng)險(xiǎn)做出決策，因?yàn)橥ǔＦ渲幸恍╋L(fēng)險(xiǎn)超出了項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)范圍。

法則04 兼顧考慮威脅和機(jī)會，有“野獸”也有“美女”!

就像我們經(jīng)常說的凡事有利有弊!談到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表面上具有負(fù)面含義：他們是會損害您的項(xiàng)目的“壞蛋”。但是，現(xiàn)代風(fēng)險(xiǎn)方法也將重點(diǎn)放在積極風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目機(jī)會上。這些不確定的事件對您的項(xiàng)目和組織有利。這些“好人”使您的項(xiàng)目更快，更好，更有利可圖。這點(diǎn)可以參考《項(xiàng)目控制知識與實(shí)踐指南》很好的把國際上比較好的做法綜合在一起。不幸的是，許多項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都難以識別，因?yàn)楣ぷ髁窟^大，需要快速完成。很多時(shí)候更多關(guān)注的是那些威脅!確保您有一些時(shí)間來處理項(xiàng)目中的機(jī)會，即使只有半小時(shí)也可以，很有可能您會看到一些機(jī)會，比如某個設(shè)備提前采購、某個工藝改進(jìn)等等，并且可能回報(bào)很高，不需要大量的時(shí)間或資源投入。比如2008年，在北京某游樂園項(xiàng)目上美國金主撤資，工程沒賺錢，但后來通過項(xiàng)目買的北京房產(chǎn)掙錢了!還不是一點(diǎn)點(diǎn)!

法則05 要明確風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任矩陣，打板子“拳拳到肉”!

一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為一旦創(chuàng)建了風(fēng)險(xiǎn)清單，便可以完成。但是，這僅僅是一個起點(diǎn)。下一步是弄清楚誰對什么風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)!如果未妥善處理風(fēng)險(xiǎn)，則必須感覺到熱量。訣竅很簡單：為您發(fā)現(xiàn)的每個風(fēng)險(xiǎn)分配一個風(fēng)險(xiǎn)所有者。風(fēng)險(xiǎn)所有者是您團(tuán)隊(duì)中負(fù)責(zé)優(yōu)化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的人。效果確實(shí)是積極的。剛開始時(shí)，人們通常對自己確實(shí)對某些風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)感到不自在，但是隨著時(shí)間的流逝，他們將采取行動并執(zhí)行減少威脅和增加機(jī)會的任務(wù)。 風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人也存在于另一個層次上。如果發(fā)生項(xiàng)目威脅，則必須支付費(fèi)用。這聽起來很合邏輯，但這是您在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)之前必須解決的問題。特別是如果您的項(xiàng)目涉及不同的業(yè)務(wù)部門，部門和供應(yīng)商，那么由誰承擔(dān)后果并必須清空錢包就變得很重要。澄清風(fēng)險(xiǎn)影響的婦人之仁的一個重要副作用是，直屬經(jīng)理開始關(guān)注項(xiàng)目，尤其是在有大量資金處于危險(xiǎn)之中時(shí)。風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任矩陣與項(xiàng)目機(jī)會同等重要。爭奪(意外)收入可能成為管理層的長期任務(wù)。

法則06 要風(fēng)險(xiǎn)分級評估等級，不要“一視同仁”!

一個項(xiàng)目經(jīng)理曾經(jīng)告訴我“我平等對待所有風(fēng)險(xiǎn)”。這使項(xiàng)目工作變得非常簡單。但是，它無法提供最佳結(jié)果。一些風(fēng)險(xiǎn)具有比其他風(fēng)險(xiǎn)更大的影響。因此，您最好將時(shí)間花在可能造成最大損失和收益的風(fēng)險(xiǎn)上。檢查您的項(xiàng)目中是否有任何可能使您的項(xiàng)目脫軌的表現(xiàn)。如果是這樣，則這些是您的第一要務(wù)。大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用的標(biāo)準(zhǔn)是考慮風(fēng)險(xiǎn)的影響及其發(fā)生的可能性。無論您使用哪種優(yōu)先級衡量標(biāo)準(zhǔn)，都應(yīng)始終使用它并關(guān)注大風(fēng)險(xiǎn)。

法則07 做風(fēng)險(xiǎn)量化建模分析，做好“天氣預(yù)報(bào)”!

理解風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)是做出良好反應(yīng)的前提。因此，請花一些時(shí)間仔細(xì)研究各個風(fēng)險(xiǎn)，不要在不知道風(fēng)險(xiǎn)所在的情況下得出結(jié)論。風(fēng)險(xiǎn)分析發(fā)生在不同的級別。如果您想從個人的角度來理解風(fēng)險(xiǎn)，那么思考一下它所產(chǎn)生的影響以及導(dǎo)致這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因是最有效的。查看影響，您可以描述在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后立即發(fā)生什么影響，以及由于主要影響或時(shí)間的流逝而發(fā)生的影響。更詳細(xì)的分析可能會顯示某些效果類別(如成本，交貨時(shí)間或產(chǎn)品質(zhì)量)中的數(shù)量級效果。審視風(fēng)險(xiǎn)的另一個角度是，將重點(diǎn)放在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前的事件上，即風(fēng)險(xiǎn)引起的原因。列出減少或增加可能性的不同原因和情況。風(fēng)險(xiǎn)分析的另一個層次是分析整個項(xiàng)目。每個項(xiàng)目經(jīng)理都需要回答有關(guān)所需總預(yù)算或項(xiàng)目完成日期的常見問題。如果考慮到風(fēng)險(xiǎn)，則可以進(jìn)行模擬以顯示項(xiàng)目發(fā)起人在給定日期或特定時(shí)間范圍內(nèi)完成任務(wù)的可能性，可以對項(xiàng)目成本進(jìn)行類似的模擬。最常用的工具就是利用風(fēng)險(xiǎn)量化建模軟件，比如PRA、SANFAN、FUSE、@RISK等等。您在風(fēng)險(xiǎn)分析中收集的信息將為您的項(xiàng)目提供有價(jià)值的見解，并提供必要的輸入以找到有效的響應(yīng)以優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)。

法則08 計(jì)劃和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，管理“有的放矢”!

實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施是實(shí)際上為您的項(xiàng)目增加價(jià)值的活動。您可以防止威脅發(fā)生或最大程度地減少負(fù)面影響。執(zhí)行是這里的關(guān)鍵。其他法則幫助您規(guī)劃，確定優(yōu)先級并了解風(fēng)險(xiǎn)。這將幫助您制定針對重大成就的合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對計(jì)劃。如果您應(yīng)對威脅，則基本上可以使用三種選擇：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最小化風(fēng)險(xiǎn)和接受風(fēng)險(xiǎn)。避免風(fēng)險(xiǎn)意味著您以一種不再遇到風(fēng)險(xiǎn)的方式來組織項(xiàng)目。這可能意味著更換供應(yīng)商或采用其他技術(shù)，或者，如果您面臨致命的風(fēng)險(xiǎn)，則終止項(xiàng)目。在一個注定要失敗的項(xiàng)目上花更多的錢是不好的投資。響應(yīng)的最大類別是將風(fēng)險(xiǎn)最小化的響應(yīng)。您可以嘗試通過影響原因或減少可能導(dǎo)致的負(fù)面影響來防止發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。如果您正確執(zhí)行了法則7(風(fēng)險(xiǎn)分析)，您將有很多機(jī)會對其進(jìn)行影響。最后的回應(yīng)是接受風(fēng)險(xiǎn)。如果對項(xiàng)目的影響最小或影響項(xiàng)目的可能性非常困難，耗時(shí)或相對昂貴，則這是一個不錯的選擇。只要確保接受某種風(fēng)險(xiǎn)是一種有意識的選擇。對風(fēng)險(xiǎn)機(jī)會的反應(yīng)與對威脅機(jī)會的反應(yīng)相反。他們將專注于尋找風(fēng)險(xiǎn)，最大化風(fēng)險(xiǎn)或忽略風(fēng)險(xiǎn)(如果機(jī)會被證明很小)。

法則09 做項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)跟蹤日志，“小賬本”大用途!

這條法則是關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)登記冊的(但是請不要停止閱讀)。維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)日志可讓您查看進(jìn)度，并確保您不會忘記一兩個風(fēng)險(xiǎn)。它也是一個完美的溝通工具，可以告知您的團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者正在發(fā)生的事情(法則3)。良好的風(fēng)險(xiǎn)日志中應(yīng)包含風(fēng)險(xiǎn)說明，闡明責(zé)任問題(法則5)，并使您能夠就因果關(guān)系進(jìn)行一些基本分析(法則7)。大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理并不真正喜歡管理任務(wù)，但是在風(fēng)險(xiǎn)方面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)登記會有所收獲，尤其是在風(fēng)險(xiǎn)數(shù)量很大的情況下。一些項(xiàng)目經(jīng)理不想記錄風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為這樣做可以更容易地將錯誤歸咎于風(fēng)險(xiǎn)。但是反之亦然。如果記錄項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和已執(zhí)行的有效響應(yīng)，則將創(chuàng)建一個無人能否認(rèn)的跟蹤記錄，即使發(fā)生使項(xiàng)目脫軌的風(fēng)險(xiǎn)。

法則10 跟蹤風(fēng)險(xiǎn)和相關(guān)任務(wù)，不做“僵尸”計(jì)劃!

根據(jù)法則9創(chuàng)建的風(fēng)險(xiǎn)登記冊將幫助您跟蹤風(fēng)險(xiǎn)及其相關(guān)任務(wù)。跟蹤任務(wù)是每個項(xiàng)目經(jīng)理的日常工作。將風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)整合到日常工作中是最簡單的解決方案�？梢詧�(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)以識別或分析風(fēng)險(xiǎn)或生成，選擇和實(shí)施響應(yīng)。跟蹤風(fēng)險(xiǎn)不同于跟蹤任務(wù)。它著眼于當(dāng)前的風(fēng)險(xiǎn)狀況。更有可能發(fā)生哪些風(fēng)險(xiǎn)?風(fēng)險(xiǎn)的相對重要性發(fā)生了變化嗎?回答這些問題將有助于注意對您的項(xiàng)目價(jià)值最重要的風(fēng)險(xiǎn)。