多項目并行管理的關鍵-項目管理軟件

隨著信息化對業(yè)務支撐作用的日益凸顯，信息系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡必將成為企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行與運營管控的重要武器，企業(yè)的IT投資將逐年增長，信息化建設項目數(shù)量持續(xù)增多。我國的企業(yè)IT部門將更多地面對多個項目并行的情況。單個IT項目管理難，多個項目并行管理更難。這一方面將使得企業(yè)信息化水平大幅度提升，另一方面也將給企業(yè)的IT部門帶來巨大的項目管理壓力。

IT部門要從組織、流程、制度、考核以及工具五個方面開展體系化的改進、優(yōu)化，從而使得各類并行的IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統(tǒng)高效的環(huán)境中穩(wěn)步推進。企業(yè)的IT部門在對并行的多個項目進行管理時，要從組織、流程、制度、考核和工具五個方面開展體系化的改進、優(yōu)化，從而使得各類IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統(tǒng)高效的環(huán)境中穩(wěn)步推進。其中，關鍵是抓好以下三個抓手。

1、構建矩陣型組織架構。

構建矩陣型組織架構，明確項目內(nèi)部職責與項目間責任關系，是高效項目管理的根基。有調(diào)查顯示，很多企業(yè)的IT部門在進行多項目并行管理時，經(jīng)常采取設置虛擬項目管理辦公室(PMO)的方法，根據(jù)項目性質(zhì)不同，將IT部門人員分配到多個項目組，并指派具體項目負責人。采用這種方法，僅僅能解決項目分工責任制的問題，卻忽視了各項目間密切的關聯(lián)關系。比如說，網(wǎng)絡擴容項目中的技術需求(如各系統(tǒng)帶寬容量、網(wǎng)絡承載用戶數(shù)等)可能來自ERP、OA系統(tǒng)等建設項目，信息安全項目中的RTO、RPO指標也要依據(jù)軟件系統(tǒng)項目要求而定。因此，IT部門應該建立矩陣型的項目組織架構，在落實各項目負責人的基礎上，進一步明確項目間的關聯(lián)關系。

矩陣式項目組織架構的建設，最重要的是明確各項目組的工作職責與項目組間的責任。為防止“責任真空”的出現(xiàn)，在組織職責定義中，一方面要明確內(nèi)部責任分工與各崗位工作內(nèi)容，另一方面要定義外部職責，即為保證其他項目正常開展而要做好的工作。比如說，ERP項目組不但要明確籌建工作任務分工、實施進度監(jiān)控責任要求等具體內(nèi)部職責，還要定義對網(wǎng)絡項目、安全項目外部支持工作責任內(nèi)容(如進一步明確編制網(wǎng)絡技術指標需求書、提出安全防御要求建議等工作責任)。

2、制定制度體系和項目流程。

要以制度、流程、考核為重要抓手，實現(xiàn)項目管理合規(guī)、可控。在健全的項目組織架構下，能夠驅動項目規(guī)范執(zhí)行的是嚴明的制度體系與高效的項目流程。企業(yè)IT部門在進行大規(guī)模信息化項目建設之初就應該建立完善的項目管理制度與技術標準，進而規(guī)范未來項目的有序開展。大量案例表明，企業(yè)在缺乏技術標準情況下匆匆上馬項目，極易造成系統(tǒng)開發(fā)技術復雜化，信息孤島，以及IT投資重復等問題發(fā)生，給后期的IT運維工作帶來無盡的苦難。同樣，如果沒有嚴明的制度、流程作為約束，IT項目往往會出現(xiàn)工作無序、檢查無規(guī)、進度失控等問題，嚴重影響項目最終質(zhì)量。

項目績效考核是量度項目制度與流程執(zhí)行效果的最好方法。IT部門可以通過建立科學、合理的考核指標體系，對項目工作進行量化評價，同時在考核中檢查并發(fā)現(xiàn)潛在的問題。因此，如何構建科學的考核體系是企業(yè)IT部門項目管理中重點工作之一。

IT項目制度標準應包含技術標準規(guī)范(包括系統(tǒng)技術應用標準規(guī)范、系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理標準規(guī)范和系統(tǒng)安全標準規(guī)范)、項目建設制度(項目需求管理制度、項目計劃進度管理制度、項目技術方案審查管理和項目驗收管理制度)，以及基礎管理制度(包括系統(tǒng)IT資產(chǎn)管理制度、項目物資采購管理制度、項目資金管理制度、項目人員管理制度、項目信息保密管理制度、項目工作審批管理制度、項目資料管理制度和項目考核管理制度)。

海航實業(yè)集團在這方面的經(jīng)驗非常值得借鑒。海航實業(yè)集團開展IT項目優(yōu)化過程中，為企業(yè)IT部門建立四級考核標準體系，依次分別是企業(yè)信息化整體水平評價考核、IT部門組織績效考核、IT項目工作績效考核、IT崗位人員績效考核，并將考核與制度、流程與組織崗位有效關聯(lián)，最大程度地發(fā)揮考核工具作為量度尺的作用。比如說，在項目管理制度實施條目中明確工作考核內(nèi)容，約束制度執(zhí)行內(nèi)容;在流程規(guī)范中設定可量化的考核控制點(KGI)，實現(xiàn)流程過程可控;在組織崗位職責中明確考核要求，為組織和崗位人員工作質(zhì)量評價提供衡量依據(jù)。

3、建設IT項目管理系統(tǒng)。

IT項目管理體系優(yōu)化工作是企業(yè)IT部門重要的基礎性工作，將為“十二五”期間各類IT項目的高效執(zhí)行奠定基礎保障，同時優(yōu)化項目管理體系。IT項目管理系統(tǒng)可以固化制度、流程及考核要求，真正實現(xiàn)管理落地。IT項目管理系統(tǒng)是固化項目管理制度與流程規(guī)范的重要方式，可為項目各方提供一整套規(guī)范、高效的電子化工作平臺。IT項目管理系統(tǒng)的應用可以實現(xiàn)各項目組的工作協(xié)同。如果沒有有效的IT系統(tǒng)作為支持，項目各方僅靠電話、郵件等傳統(tǒng)方式進行業(yè)務溝通，可能經(jīng)常出現(xiàn)任務執(zhí)行延遲，甚至甲方任務派發(fā)后無反饋等給項目帶來不利影響的情況。

IT部門則可以通過系統(tǒng)及時、動態(tài)掌握各項目的進度和狀態(tài)，同時還可以利用系統(tǒng)收集和整理各個項目的管理信息，為階段工作檢查與績效考核提供詳實、準確的參考數(shù)據(jù)支撐。IT項目管理系統(tǒng)可以建立起一個以工單流轉為核心的協(xié)同運營機制，使得IT部門的各類項目任務、要求以工單形式在總包方、開發(fā)方、監(jiān)理方、集成方之間有序流轉，實現(xiàn)項目任務的及時派發(fā)、及時處理、及時反饋。