如何在項(xiàng)目管理過程中實(shí)現(xiàn)有效溝通-項(xiàng)目管理軟件
發(fā)布時間：2022/11/14 9:30:00
作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，溝通可以有許多形式，包括和項(xiàng)目相關(guān)人，內(nèi)部成員的溝通，以及公司，供應(yīng)商和更多其他方面的溝通。 項(xiàng)目溝通可能是口頭或通過電子郵件，以及項(xiàng)目章程和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目變更和項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。 這一系列內(nèi)容只是項(xiàng)目經(jīng)理溝通工作的一小部分。在這里，我會提出一些簡單的方法來保持明確有效的項(xiàng)目溝通。信息發(fā)布要透明，你的項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)該包含項(xiàng)目溝通策略，說明您將如何與你的團(tuán)隊(duì)和客戶，以及何時，以何種形式進(jìn)行溝通。通過簡單的圖表，約定每周一次的例會，例如每星期一上午，會后會議紀(jì)要記下會議的后續(xù)行動。 不管效果怎樣，關(guān)鍵是從項(xiàng)目伊始就建立一個預(yù)期來說明你的溝通意圖。要是團(tuán)隊(duì)和客戶有其他更有效方法，我們也可以借鑒。但是只有大家知道期望值是什么才會對項(xiàng)目有信心。
重復(fù)永遠(yuǎn)沒有壞處，項(xiàng)目過程中當(dāng)有決策定下來以后，不管是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部還是和客戶之間，一定要書面記下來。項(xiàng)目過程中有無數(shù)微小細(xì)節(jié)要決定，不記下來，可能今天說明白了明天就忘了。永遠(yuǎn)不要想當(dāng)然的認(rèn)為：總有人會來記錄和分發(fā)這些決定，自己動手!其實(shí)通常一個簡單的電子郵件就夠了，而且有一個文檔線索就可以證明寶貴的重要細(xì)節(jié)。
抓住要點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理的溝通原則是簡明準(zhǔn)確。團(tuán)隊(duì)成員都很忙，他們看郵件只會去關(guān)注關(guān)鍵內(nèi)容：什么事兒? 和我有關(guān)嗎? 我要做什么? 什么時候?簡潔語言覆蓋稱述內(nèi)容，而不要長篇大論�？偸亲プ∫c(diǎn)，基于要解釋的問題提供必要的背景資料。項(xiàng)目溝通是每一天的工作。要時刻問自己：說的清楚嗎，是否提供了比較的信息。這是項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)鍵的技能之一，并且可以持續(xù)的改進(jìn)。