項目管理中的有效溝通-項目管理軟件

人存在于社會之中，就無時無刻不在進行溝通，學好溝通的關(guān)鍵是要進行所謂的“有效溝通”。項目是特指為完成某一個特定目的而組織一系列活動，今天的很多工作都以項目的形式表現(xiàn)出來，項目管理師日益受到重視，項目管理認證市場變得很火爆，標志著項目管理已經(jīng)被提到一個很重要的高度上來。

項目管理的過程中，有效溝通尤為重要，這是因為項目通常是受時間、資源等多重約束限制，而且往往項目不是一個人完成的，需要項目組內(nèi)部進行高效的溝通，才能保證良好的效果。作為一名管理咨詢師，想在“有效溝通”這個領(lǐng)域貢獻自己的智慧，首先想到的就是以管理咨詢中項目管理為例從某個小角度出發(fā)來談談對有效溝通的認識。眾所周知，管理咨詢特別強調(diào)溝通能力，包括和客戶的溝通、項目組內(nèi)部的溝通多種。溝通本身有很多種方式，包括一對一的溝通、一對多的溝通、多人之間的相互討論等；從溝通的載體而言，有口頭、書面、動作、甚至眼神等等；從渠道上分，也可以分為面談、電話、網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等各種形式。

上面所有這些溝通方式，無論表面上看多復雜，實際上都可以簡化成一對一的溝通形式，最終溝通都只是兩個人之間的事情。溝通可以是相互的，但是具體到溝通的“一招一式”，都能找出一個信息發(fā)出者，一個信息的接受者。溝通的目的是為了兩個人之間的交流，對于交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認識，溝通的作用巨大，而且很多時候是必不可少的。但是同時，溝通也需要付出一定的成本。最主要的成本是兩方面的：一是溝通所花費的時間和精力；二是溝通過程中信息的失真和損失。

信息在一個人的頭腦里處理的時候，信息傳遞不需要時間和精力，而且沒有失真和損失，這兩種成本為零；但當信息被兩個人相互傳遞的時候，將花費大量的時間和精力成本，并且蒙受信息失真的損失，損失的具體大小取決于兩個人的表達能力、理解能力、觀點和思維的一致性以及達成一致的意愿強烈程度等多種因素。值得注意的是；在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒成本。聰明而執(zhí)著對于溝通而言，有時候是相當危險的。很多人渴望說服別人而且不愿意被別人說服，事實上溝通的目的本身也并不是為了說服別人。管理咨詢討論的課題經(jīng)常是社會科學而不是自然科學的范疇，它往往并沒有一個絕對的標準或答案，在這種情況下，兩個人如果在溝通時過分執(zhí)著而忽視了溝通的最終目的，那么就可能是一場災難。

管理咨詢師發(fā)現(xiàn)他們的溝通成本經(jīng)常是如此之高，以至于難以承受。到目前為止沒有一個辦法可以完全消除這種成本，但是有一些基本的原則可以幫助我們有意識地進行一些控制。首先是溝通之前對溝通的基本概念和目標進行清晰的界定。其次是不能沉溺于溝通本身，而必須時刻清楚溝通的目的；意識到溝通是有成本的，溝通的時間就是成本，客戶在為這些成本買單。第三是事先制訂一些規(guī)則，包括時間和回合的限制，耐心聽完對方的話，進行“集中”決策，由最終必須對此負責的人決定。特別需要注意的是：不能折中和調(diào)和。很多時候，在討論問題的時候，應該注意首先就基本前提和概念達成共識，并且明確一個討論的一致的目標。

管理咨詢顧問常常是執(zhí)著而聰明的人，對他們而言，永不言敗、渴望挑戰(zhàn)是一個優(yōu)點，從討論中學習和提高也是他們的目的。但是，客戶付款是希望能得到一定的成果，有相當強的目的性。很多時候，管理咨詢顧問最容易犯的一個錯誤是不愿意被人說服，而以說服別人作為一個勝利。殊不知，浪費了自己和別人的時間，本身是最大的失敗。

前面已經(jīng)說過，無論怎樣的溝通，其基本單元都是兩個人之間的溝通，平均而言，這種溝通的成本是既定的。在管理咨詢的項目組中，如果由一個人來做一件事情，比如做一個訪談或者完成一個報告，他很可能會有思維的盲點，所以需要和人來溝通，或者和別人共同完成。如果兩個人進行溝通來完成的時候，溝通鏈是一條，溝通效果可能是原來的兩倍；而如果三個人進行溝通，溝通鏈是三條，而溝通效果是原來的三倍。簡單地講，就是說溝通的效果是算術(shù)級數(shù)增加的，而溝通成本是幾何級數(shù)遞增的，所以在管理咨詢實踐中，一般最小的業(yè)務單元都是一個人或者兩個人，很少有兩個人以上的，這也是為什么我們往往在電視劇里看到所謂的“搭檔”是兩個人的原因。

當然，這是指最小的業(yè)務單元，事實上就整個項目組而言，經(jīng)常會有一些多人的項目組，甚至出現(xiàn)過幾十人、上百人的超級項目組，這種情況下需要借助一些其他的項目管理方法進行有序規(guī)劃和有效管理，而劃分的最小作業(yè)單元也往往是兩個人。從這個意義上延伸，一般來講，管理咨詢項目團隊內(nèi)的業(yè)務單元有如下四種基本類型：項目經(jīng)理負責，適用較小的項目，三個人以下，項目經(jīng)理對事件負責，其他人提供輔助性支持；多個顧問向一個項目經(jīng)理負責，每個顧問負責各自的一部分，項目經(jīng)理進行管理和統(tǒng)籌；劃分成很多小的部分，每部分都由兩個顧問承擔，兩個顧問是平等的，沒有主從之分：同樣是劃分成很多小的部分，每部分由兩個顧問承擔，但是有明顯的主從，或者都是由項目經(jīng)理指導其中一個人，討論和決策時，以這個人的意見為主。

所以說這是項目管理中有效溝通很重要的一點，就是明確劃分小的業(yè)務單元、降低溝通成本，同時為了做好事情，必須事先進行明確，進行充分的授權(quán)。雖然整個項目是項目經(jīng)理負責，但是在決定這個業(yè)務單元由某個或者某兩個人完成后，項目經(jīng)理只能起管理上的控制、建議和指導的角色，不能對具體的內(nèi)容進行過多的干預。從溝通的效果和效率角度出發(fā)，一般就只有上面四種模式，很多時候，顧問在進行決策時需要獲取大量信息和思路，需要廣泛的討論，包括項目組內(nèi)部討論、頭腦風暴會甚至進行上百人的問卷調(diào)查，這些都是輔助性的信息支持，最終的承擔和負責的單元就是一個人或者兩個人。

總的來說，只要注意了上面這些因素，就能更好地幫助我們進行有效溝通，從而提高項目管理的能力和水平，對咨詢團隊來說，能夠更有效地提高效率；對企業(yè)而言，不管是作為管理咨詢的客戶還是管理實踐者，這些辦法都可以幫助它們從中受益。