如何讓會(huì)議更高效？
發(fā)布時(shí)間：2022/2/15 10:36:00
規(guī)模越大的公司，會(huì)議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會(huì)中度過，甚至是開會(huì)開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會(huì)是有價(jià)值的。
如果開會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。
導(dǎo)讀：很多公司，特別是規(guī)模越大的公司，會(huì)議越多。職位越高的人大部分工作時(shí)間都是在開會(huì)中度過，甚至是開會(huì)開到?jīng)]時(shí)間工作。但這并不意味著開會(huì)是有價(jià)值的，如果開會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。本文為大家簡(jiǎn)單介紹如何開一個(gè)高效的工作會(huì)議。
1、會(huì)議必須解決問題。
一定要明確，會(huì)議不是拿來討論問題的，會(huì)議必須拿來解決問題。
如果你有了解決方案，希望大家表達(dá)意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會(huì)。開會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問題，因?yàn)殚_會(huì)討論問題不會(huì)有結(jié)果。
因此，會(huì)議必須要有一個(gè)很明確的主題，而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就不要開，這是一個(gè)非常明確的要求。
如果這個(gè)方法論不做好的話，公司的整個(gè)效率都會(huì)低下。會(huì)議的工作方法決定公司兩件事情，一個(gè)是效率，一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì)議方法論決定，一定不要小看這個(gè)會(huì)議的方法論。
2、會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持。
開會(huì)誰來做主持人？一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人來做主持人，因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。如果不是對(duì)這個(gè)問題負(fù)責(zé)的人來主持，他就按流程把會(huì)議主持完，但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。
很多公司開會(huì)很喜歡讓老板來主持，我建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外，老板都不要主持，因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任，其他會(huì)都是別人的責(zé)任，應(yīng)該讓別人去做。比如說產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)，其實(shí)都不需要老板主持，就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。
3、明確4個(gè)時(shí)間。
會(huì)議的所有時(shí)間要約定下來，這包括4個(gè)時(shí)間：
● 開始和結(jié)束的時(shí)間。
● 發(fā)言的時(shí)間。
● 與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間。
● 行動(dòng)方案確認(rèn)的時(shí)間。
我最怕大家開工作會(huì)議就是只出一個(gè)決定，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一定要把行動(dòng)方案也確定下來，就是做什么不做什么，都要確定下來。
還有一個(gè)特別請(qǐng)大家注意的，日常工作中，一個(gè)有效的會(huì)議最長(zhǎng)就是40分鐘。
很多公司最喜歡開的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì)，什么時(shí)候開那么長(zhǎng)的會(huì)議，一個(gè)是戰(zhàn)略會(huì)議，戰(zhàn)略會(huì)議一般會(huì)封閉兩三天，另一個(gè)就是半年度會(huì)議或者是年度會(huì)議。除此之外，日常會(huì)議都不要超過40分鐘。
為什么要這么短？
兩個(gè)原因，第一個(gè)原因就是來開會(huì)的人基本上都在重要崗位，開得越長(zhǎng)，公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)度沒關(guān)系，跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分，會(huì)議效率就會(huì)越高，所以日常會(huì)議一定要短。
4、開會(huì)的核心是談行動(dòng)方案。
開會(huì)的目的是要解決具體問題。因此，開會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案，不是談?dòng)^點(diǎn)，也不是談問題。
我們?cè)诠芾砉ぷ髦杏龅阶畲蟮膯栴}是，大家陷在問題里。如果你仔細(xì)觀察，會(huì)發(fā)現(xiàn)很多公司的會(huì)議都是問題導(dǎo)向的——只要有問題，就召開會(huì)議，也正因?yàn)槿绱耍髽I(yè)內(nèi)部的會(huì)議非常多，另外，問題層出不窮。
正確的做法是，會(huì)議是行動(dòng)方案導(dǎo)向的，也就是有問題不需要開會(huì)，而是明確行動(dòng)方案才開會(huì)。有解決方案希望大家表達(dá)意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會(huì)，所有對(duì)問題的討論都在會(huì)后做。
開會(huì)是達(dá)成共識(shí)，而不是討論問題。因?yàn)橛懻搯栴}的會(huì)議往往很難達(dá)成共識(shí)，同時(shí)會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，需要多人參與，這對(duì)解決問題而言，不是最好的解決方式。
要知道，理解和判斷問題應(yīng)該是回到問題發(fā)生地，而不是在會(huì)議室。所以會(huì)議對(duì)于問題而言，不是最好的解決路徑。
5、會(huì)議要得出結(jié)論。
會(huì)議開完了，一定要下結(jié)論。如果議而不決，甚至經(jīng)常無法把會(huì)議進(jìn)行下去，經(jīng)常跑題，經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見解，恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子：日常會(huì)議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。