預(yù)防項目范圍蔓延的三大原則

引言

在規(guī)定時間里有效利用資源，完成項目交付，獲取干系人認同，是項目經(jīng)理的核心工作。實施過程中如何做好需求管理，避免項目范圍蔓延引發(fā)的成本增加或進度滯后，是項目經(jīng)理共同的痛點問題。本文通過歸納需求變更管理中常見的問題現(xiàn)象，總結(jié)了預(yù)防項目范圍蔓延的一致性、合理性、規(guī)范化三大原則，供諸位項目經(jīng)理用于預(yù)防與解決項目范圍蔓延問題。

一致性原則：

一致性原則：包括需求交付、需求變更管理流程和相關(guān)術(shù)語等統(tǒng)一定義，以及各方對需求范圍、需求描述的理解達成一致。

常見問題現(xiàn)象：客戶前期不熟悉產(chǎn)品或需求細節(jié)，前期已認可的需求，在業(yè)務(wù)驗收階段提出大量細節(jié)變更，甚至要求整個模塊調(diào)整實現(xiàn)方案，造成項目的返工，影響團隊士氣，嚴重時將導(dǎo)致項目無法按期交付。

預(yù)防與解決方案：

1、統(tǒng)一定義需求關(guān)鍵詞和功能模塊用語，可通過原型法提供產(chǎn)品模型，使客戶方提前參與產(chǎn)品體驗，提升對產(chǎn)品熟悉度，保證需求理解一致;

2、審查項目角色與職責(zé)，確定項目組織架構(gòu)，明確需求允許實施與變更的最終決策者,制定統(tǒng)一的決策機制;

3、提前規(guī)劃關(guān)鍵階段性交付成果物的驗收計劃，創(chuàng)建WBS把項目可交付成果和工作分解，確保各方對交付成果與工作任務(wù)的理解，如邀請客戶方參與，及時檢查各階段性交付成果物是否符合期望，若發(fā)現(xiàn)偏差及時做出相應(yīng)調(diào)整，保證對最終交付產(chǎn)品的認可。

合理性原則：

合理性原則：是指遇到需求調(diào)整時，應(yīng)分析與評估需求與項目目標的匹配度以及需求實現(xiàn)的可行性。

常見問題現(xiàn)象：考慮維護客戶方合作關(guān)系，一般很難直接拒絕客戶方所提要求，但缺乏有效引導(dǎo)挖掘客戶真實需求，導(dǎo)致需求范圍偏離實際項目目標，或者團隊成員為追求完美的產(chǎn)品功能，不斷調(diào)整實現(xiàn)方案，最終造成產(chǎn)品無法按期交付。

預(yù)防與解決方案：

1、需求范圍調(diào)整時，應(yīng)與客戶方確定所需實現(xiàn)的目標做匹配，安排團隊或?qū)＜以u估可實現(xiàn)方案對進度、成本等影響，若存在多個需求調(diào)整時，還應(yīng)明確需求優(yōu)先級，并與各方對解決計劃和方案達成一致。

2、當(dāng)團隊成員發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品功能存在不完善時，應(yīng)評估影響以及確定是否屬于項目交付范圍內(nèi)，通過CCB決策變更調(diào)整功能方案，避免盲目的鍍金現(xiàn)象。

規(guī)范化原則：

規(guī)范化原則：是指按照約定的變更流程執(zhí)行需求范圍變更，保證信息透明化，并做好跟蹤與記錄。

常見問題現(xiàn)象：無相關(guān)書面記錄，接受口頭形式的需求變更，導(dǎo)致需求變更后無法及時跟蹤。

預(yù)防與解決方案：

1、杜絕口頭變更，對特殊緊急情況下提出的變更請求，可建立快速響應(yīng)小組與決策機制，確定需求變更統(tǒng)一扎口人與最終決策者，保證相關(guān)方能按照流程規(guī)范執(zhí)行變更，便于統(tǒng)一管理變更，做好跟蹤與記錄。

2、及時同步需求進展情況，合理利用項目例會、周報、月報等形式傳遞信息，保證項目信息透明化，使相關(guān)方及時了解項目范圍、成本、進度實際進展與偏差情況。

結(jié)束語：

隨著市場環(huán)境變化，項目經(jīng)理將面對越來越復(fù)雜的項目環(huán)境，控制需求范圍以成功交付項目，是對每一名項目經(jīng)理考驗，希望以上分享總結(jié)能對大家以后項目管理的道路上提供幫助。（轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟）