淺談工程總承包項(xiàng)目采購風(fēng)險管理

本期由項(xiàng)目管理系統(tǒng)官方為您分享相關(guān)內(nèi)容：EPC工程總承包模式有利于整體方案不斷優(yōu)化，能有效克服設(shè)計(jì)、采購、施工相互制約和脫節(jié)的矛盾，有利于項(xiàng)目管理在設(shè)計(jì)、采購、施工各階段工作的合理深度交叉。本文以采購管理人員角度，以國內(nèi)工程總承包項(xiàng)目采購執(zhí)行階段的風(fēng)險管理為研究對象，以風(fēng)險識別、風(fēng)險控制的研究思路，提出風(fēng)險控制措施，降低產(chǎn)生損失的可能性，促進(jìn)項(xiàng)目達(dá)成預(yù)定目標(biāo)。

采購管理工作是關(guān)系到工程總承包項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它與工程進(jìn)度、質(zhì)量、成本密不可分，是連接設(shè)計(jì)與施工的重要工作，實(shí)施采購階段的風(fēng)險管理是EPC 工程總承包項(xiàng)目順利實(shí)施的重要保障。

采購風(fēng)險是客觀存在的，采購風(fēng)險事件的發(fā)生以及風(fēng)險事件產(chǎn)生的后果均具有不確定性。采購風(fēng)險管理是指工程總承包項(xiàng)目圍繞項(xiàng)目采購總體目標(biāo)，對項(xiàng)目采購階段風(fēng)險、采購環(huán)境風(fēng)險的識別，經(jīng)過綜合分析評估，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和不斷變化的市場環(huán)境適時進(jìn)行調(diào)整，采取風(fēng)險控制措施，促進(jìn)達(dá)成工程總承包項(xiàng)目采購目標(biāo)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)增加工程總承包項(xiàng)目利潤的效果。

采購風(fēng)險管理首要工作是風(fēng)險識別，盡快識別環(huán)境變化和管理短板導(dǎo)致的風(fēng)險，并采取分析評價，才能有針對性的采取風(fēng)險控制措施。

項(xiàng)目執(zhí)行階段不同，采購風(fēng)險來源也不相同。對于EPC 工程總承包項(xiàng)目采購執(zhí)行階段來講，采購風(fēng)險主要來源于招投標(biāo)與合同簽訂、設(shè)備生產(chǎn)制造檢驗(yàn)、設(shè)備催交與設(shè)備運(yùn)輸、設(shè)備到現(xiàn)場移交與現(xiàn)場設(shè)備管理工作、采購分包合同結(jié)算等重大里程碑節(jié)點(diǎn)。本文主要介紹了國內(nèi)工程總承包項(xiàng)目采購執(zhí)行階段的采購內(nèi)部風(fēng)險，結(jié)合往期建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提出了采購風(fēng)險管控措施。

一、招投標(biāo)與采購合同簽訂階段

招投標(biāo)階段是設(shè)備采購過程中重要的工作環(huán)節(jié)之一。主要采購風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1)設(shè)備請購文件的功能描述和采購數(shù)量不準(zhǔn)確，或性能參數(shù)、規(guī)格型號描述不詳細(xì)，圖紙與請購文件描述不一致等，可能會產(chǎn)生購買到的物資與工程實(shí)際所需的物資產(chǎn)生偏離的情況。

(2)設(shè)計(jì)變更頻繁發(fā)生，導(dǎo)致采買人員發(fā)布多次澄清，增加采購進(jìn)度延誤的發(fā)生概率。

(3)評標(biāo)過程中，評標(biāo)人員受評標(biāo)時間約束，可能對招標(biāo)文件或投標(biāo)文件的理解不到位，評標(biāo)結(jié)果受評標(biāo)人員主觀因素影響較大，可能無法找到投標(biāo)文件中的陷阱，錯失真正性價皆優(yōu)的供應(yīng)商。

1、風(fēng)險控制措施:

(1) 制定詳細(xì)的設(shè)計(jì)采購接口管理規(guī)定，規(guī)范請購資料的編制和審核流程，不斷完善設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化請購文件的編制工作。制定嚴(yán)格的設(shè)計(jì)變更管理制度，設(shè)計(jì)經(jīng)理嚴(yán)格把關(guān)，并將其納入設(shè)計(jì)人員年度考核工作。

(2) 提高采購管理人員的技術(shù)能力與責(zé)任定位。采購人員的技術(shù)能力與責(zé)任心決定了項(xiàng)目執(zhí)行的流暢程度，會避免補(bǔ)充采購或重新招標(biāo)的發(fā)生概率，確保采購執(zhí)行進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。

(3) 評標(biāo)結(jié)果受評標(biāo)人員責(zé)任心等方面影響，應(yīng)選擇招標(biāo)設(shè)備對應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的評標(biāo)專家。并盡量給予充足、合理的評標(biāo)時間，開標(biāo)后，采購人員應(yīng)第一時間將相關(guān)評標(biāo)文件發(fā)送至各評標(biāo)專家評審。

采購合同一旦簽訂，將作為承包商與供應(yīng)商之間的法律文件。簽訂一份嚴(yán)謹(jǐn)且周密的采購合同，對于承包商或供應(yīng)商來講，都是一份信譽(yù)保障。主要風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1) 設(shè)備采購合同商務(wù)條款對承包商執(zhí)行項(xiàng)目明顯不利，或出現(xiàn)墊資風(fēng)險。技術(shù)協(xié)議中的設(shè)備規(guī)格型號、配件數(shù)量或外購件品牌等信息缺失或用詞含糊，導(dǎo)致供應(yīng)商實(shí)際所提供的設(shè)備、備件與項(xiàng)目實(shí)際需求存在明顯差異。

(2) 供應(yīng)商未按照承包商最終確認(rèn)的圖紙加工生產(chǎn)或未注意到承包商反饋的修改意見，導(dǎo)致設(shè)備在現(xiàn)場無法正常安裝，出現(xiàn)無法連接水、電、氣管道等情況。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 合同談判階段，嚴(yán)守關(guān)鍵商務(wù)條款，比如付款條件、到貨時間、質(zhì)保金退還時間等，規(guī)避墊資風(fēng)險。嚴(yán)格劃分供貨界區(qū)，做到與現(xiàn)場施工界面的合理搭接。合同技術(shù)協(xié)議中明確設(shè)備的關(guān)鍵性能參數(shù)、規(guī)格型號、外購件品牌等。

(2) 前期圖紙、最終圖紙簽認(rèn)。審核修改意見須留存簽字記錄或來往記錄，做好臺賬登記工作。

二、設(shè)備生產(chǎn)制造檢驗(yàn)階段

設(shè)備監(jiān)造、檢驗(yàn)是設(shè)備生產(chǎn)制造過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及到設(shè)備質(zhì)量和采購進(jìn)度管理。此階段工作，承包商通常委托給第三方檢驗(yàn)公司，第三方檢驗(yàn)公司從原材料、開始投料直至出廠前的制造、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、驗(yàn)收等過程進(jìn)行見證、監(jiān)督和審核，了解設(shè)備的制造進(jìn)度及質(zhì)量控制情況。

1、主要風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1) 第三方檢驗(yàn)公司的專業(yè)水平參差不齊，檢驗(yàn)服務(wù)質(zhì)量受限于檢驗(yàn)公司的自身實(shí)力。

(2) 如果承包商無法提供具體設(shè)備的檢驗(yàn)要點(diǎn)與檢驗(yàn)計(jì)劃，可能會出現(xiàn)檢驗(yàn)公司提供的服務(wù)流于形式的情況，無法發(fā)現(xiàn)設(shè)備生產(chǎn)制造過程中的真正問題，無法確保設(shè)備質(zhì)量達(dá)到合同要求。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 在選擇第三方檢驗(yàn)公司時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注檢驗(yàn)公司的資質(zhì)信譽(yù)以及項(xiàng)目業(yè)績，審閱項(xiàng)目檢驗(yàn)團(tuán)隊(duì)成員的工作簡歷以及檢驗(yàn)人員是否具有相應(yīng)的注冊執(zhí)業(yè)資格。

(2) 在監(jiān)理檢驗(yàn)招標(biāo)階段，要求投標(biāo)方提供詳細(xì)的項(xiàng)目檢驗(yàn)大綱，作為評標(biāo)和項(xiàng)目后期執(zhí)行的監(jiān)管依據(jù)。承包商應(yīng)依據(jù)公司的設(shè)備檢驗(yàn)手冊、工程總承包合同與設(shè)備分包合同要求，應(yīng)用科學(xué)的質(zhì)量控制工具，組建專業(yè)的檢驗(yàn)或質(zhì)量工程師團(tuán)隊(duì)，審核第三方檢驗(yàn)公司提交的檢驗(yàn)報(bào)告，規(guī)避第三方檢驗(yàn)公司不認(rèn)真履約，承包商無法約束檢驗(yàn)公司的情況。

三、設(shè)備催交與設(shè)備運(yùn)輸階段

設(shè)備催交是采購進(jìn)度管理工作之一，涉及到設(shè)備能否按計(jì)劃進(jìn)度生產(chǎn)，按期交貨。

1、主要風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1) 承包商無法判斷反饋信息的真實(shí)性。比如:催交過程中，個別供應(yīng)商口頭回復(fù)按期生產(chǎn)，但到設(shè)備臨近交貨期時，卻無法提供發(fā)貨材料，無法按期發(fā)貨。

(2) 供應(yīng)商不按期回復(fù)催交文件，經(jīng)辦人互相推諉，不落實(shí)生產(chǎn)具體情況。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 承包商應(yīng)留存設(shè)備制造過程中的各階段催交記錄，催交記錄不限于電話催交、微信催交、函件催交、郵件催交。承包商應(yīng)要求供應(yīng)商發(fā)送設(shè)備生產(chǎn)制造照片或視頻，必要時，可指派設(shè)備催交人員至設(shè)備生產(chǎn)現(xiàn)場查看實(shí)際生產(chǎn)情況，并記錄詳細(xì)情況。

(2) 對于經(jīng)辦人互相推諉，不落實(shí)生產(chǎn)情況的供應(yīng)商，采購管理人員應(yīng)立即升級催交等級，及時聯(lián)系供應(yīng)商主管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)多方落實(shí)生產(chǎn)情況。情況嚴(yán)重者，在供應(yīng)商考評環(huán)節(jié)，對于此類合作態(tài)度差的供應(yīng)商應(yīng)予以降級考量。

國內(nèi)工程總承包項(xiàng)目采購進(jìn)口設(shè)備，會涉及到國際貿(mào)易物流，大多數(shù)的承包商公司尚不具備自營運(yùn)輸?shù)哪芰�，通常委托給第三方。對于設(shè)備運(yùn)輸階段，所涉及的基本環(huán)節(jié)有運(yùn)輸、包裝、貨運(yùn)代理選擇、集港、訂艙、進(jìn)出口報(bào)關(guān)、運(yùn)輸保險、國外清關(guān)、出口退稅等。

主要風(fēng)險表現(xiàn)為:采用第三方物流時，可能會出現(xiàn)管理失控和信息不對稱風(fēng)險。承包商不能及時掌握物流的真實(shí)信息。可能會出現(xiàn)物流服務(wù)供應(yīng)商不履行合同約定或先行承諾等風(fēng)險。

風(fēng)險控制措施: 加強(qiáng)對第三方物流供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績考察。在委托第三方物流供應(yīng)商前，承包商應(yīng)首先開展物流方案設(shè)計(jì)，綜合考慮運(yùn)輸條件、運(yùn)輸時間以及發(fā)生貨損的幾率等。

四、設(shè)備到現(xiàn)場移交與現(xiàn)場設(shè)備管理工作

設(shè)備到場移交與現(xiàn)場設(shè)備管理階段，采購工作界面延展到了項(xiàng)目現(xiàn)場，采購與施工、安裝有了明顯的工作銜接，工作內(nèi)容較為繁瑣。

1、主要風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1) 供應(yīng)商發(fā)貨管理文件的格式各不相同，且備品備件、易損件和專用工具數(shù)量巨大，會產(chǎn)生清點(diǎn)困難，無法清晰交接的情況。

(2) 涉及多方交接工作，易發(fā)生扯皮、推諉現(xiàn)象。

(3)設(shè)備、材料易發(fā)生損失或破壞風(fēng)險。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 供應(yīng)商提前提供發(fā)貨清單、備品備件移交清單、專用工具清單、隨機(jī)資料詳細(xì)清單等相關(guān)表格。以便設(shè)備到場后能及時開箱檢驗(yàn)并移交，避免設(shè)備堆積而無法正常清點(diǎn)、移交。

(2) 卸車完成后應(yīng)及時與業(yè)主、施工單位、監(jiān)理及供應(yīng)商一同進(jìn)行設(shè)備開箱檢驗(yàn)，并在開箱檢驗(yàn)報(bào)告中簽字，及時移交給施工單位保管。

(3)在設(shè)備現(xiàn)場保管階段，國內(nèi)項(xiàng)目現(xiàn)場一般將設(shè)備保管工作轉(zhuǎn)移給了安裝單位，設(shè)備保管的好與差直接影響著項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，因此在現(xiàn)場設(shè)備管理過程中需加強(qiáng)對安裝單位保管工作的監(jiān)督和管理，建議形成有效的獎懲措施或管理手段以促進(jìn)安裝單位提高保管質(zhì)量。

五、采購分包合同結(jié)算階段

采購分包合同結(jié)算是工程總承包項(xiàng)目采購階段的重要收尾工作。

1、主要風(fēng)險表現(xiàn)為:

(1) 在供應(yīng)商違約的情況下，出現(xiàn)采購過程文件缺失，不完整，承包商無法提供有利的結(jié)算依據(jù)。

(2) 當(dāng)事人雙方對于分包合同條款的責(zé)任和義務(wù)理解不一致，發(fā)生爭議。

2、風(fēng)險控制措施:

(1) 加強(qiáng)采購文檔管理工作。收集整理相關(guān)采購過程文件，可為承包商提供有利的證明文件及結(jié)算依據(jù)。

(2) 采購合同簽訂初期，選擇適合的合同計(jì)價方式，并設(shè)置相應(yīng)的罰款條款，可合理分擔(dān)風(fēng)險，降低爭議發(fā)生的概率。對于合同條款，雙方應(yīng)在合同談判階段，達(dá)成一致共識。

采購風(fēng)險管理是工程項(xiàng)目風(fēng)險管理的一個子系統(tǒng)，是在項(xiàng)目風(fēng)險框架下，對物資采購過程的風(fēng)險管理。本文以項(xiàng)目采購管理人員的角度，淺顯地列舉了工程總承包項(xiàng)目采購執(zhí)行階段部分風(fēng)險識別、風(fēng)險防范等內(nèi)容。采購風(fēng)險管理可為采購管理工作的順利開展提供良好的運(yùn)行環(huán)境，降低損失發(fā)生的概率，促進(jìn)項(xiàng)目達(dá)成預(yù)定目標(biāo)。