項目管理系統(tǒng)分享用項目管理思維做自我管理方式

本期由項目管理系統(tǒng)官方帶領大家了解怎樣用項目管理思維做自我管理，那么接下來我們一起來詳細了解下吧。

一、時間管理是自我管理的起點

首先時間是我們每個人都擁有的資源，或者說時間是管理者最基本的資源。

時間對每個人都是公平的，每個人每天擁有24 個小時，每個人都可以通過有效管理自己的時間資源，為自己人生增值。

并且時間是我們每個人最常用的資源，不管我們是做一份計劃或總結，是看一本書，還是工作累了離開座位倒一杯水，都要用到時間。

最重要的是，時間是唯一不可再生的資源，或者說，時間是我們最稀缺的資源。時間稍縱即逝，根本無法貯存，昨天的時間過去了，永遠不再回來。

人往往最不善于管理自己的時間，心理學實驗證明，人的時間感覺是最不可靠的，把人關在黑房間里，很快就會喪失對時間的感覺。

我們在日常的生活，工作中往往也說不清楚自己的時間是怎么打發(fā)的�；�于以上分析，時間管理是自我管理首要解決的基礎問題。

二、運用項目管理思維，可有效進行時間管理

項目是指在限定的資源和限定的時間完成的一次性任務，具體可以是一項工程、課題、服務或者是活動。

項目管理思維不僅僅可以在工作中運用，比如工作中的匯報，員工培訓。也可以運用到生活中方方面面，比如旅游，聚餐。

學習上的上課，看書。人生中的婚禮，生子，買房，創(chuàng)業(yè)等。那如何運用項目管理思維，進行時間管理呢?

將事情進行歸類，哪些是重要的事情?將重要的事情當成項目來管理;美國管理學家科維提出時間“四象限”法的時間管理理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，基本上可以分為四個“象限” ：

即重要緊急(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)

重要不緊急(如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等)

緊急不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)

不緊急不重要(如上網(wǎng)、閑談、刷微信微博等)。

我們應有重點地把主要的精力和時間集中處理那些重要但不緊急的工作上，這樣做到未雨綢繆，防患于未然。

那我們怎么定義重要?即什么是要事呢?要事有兩個標準，要么是長期的影響，要么有全局的影響。兩種影響兼而有之，則是要事中的要事。

三、舉個例子

比如A 公司從B 公司進口生產(chǎn)設備，當B公司開始從上游產(chǎn)業(yè)擴展到下游產(chǎn)業(yè)，這時候A公司成為B公司下游產(chǎn)業(yè)的競爭對手， B公司為打壓A公司，將生產(chǎn)設備進行提價或對購買設備設置障礙， 導致A 公司產(chǎn)品生產(chǎn)受到嚴重影響。

這時候A 公司解決目前面臨產(chǎn)品困境是要事，還是更改公司戰(zhàn)略，從下游產(chǎn)業(yè)擴展到上游產(chǎn)業(yè)，通過收購等手段來自己生產(chǎn)設備是要事呢?

相比之下，更改公司戰(zhàn)略是既有長期又有全局影響的要事中的要事。那怎么做到要事第一呢?具體說有三個原則：優(yōu)先，集中，經(jīng)常。

要事要優(yōu)先做。面對不重要的急事和不緊急的要事，后者優(yōu)先。因為前者不重要，對于做或者不做影響都不大。還有一個原因，不緊急的要事往往容易被忽略，所以要先做。需要注意的是，優(yōu)先做并不是指每天上班第一件事就做它，優(yōu)先指的是優(yōu)先安排進自己的時間表，為它留出充足的時間。比如新產(chǎn)品包裝策劃工作是要事，但不是每天第一件事就是討論策劃，而是說，將此項工作安排到工作計劃表里面，優(yōu)先把工作安排進去。

要事要集中做。留出整塊時間來做。集中是要事管理的一個技巧。例如新產(chǎn)品包裝策劃討論會可以安排每周周二、周五集中時間討論一次。

要事要經(jīng)常做，堅持做，定時做。和集中一樣，重復也是一個重要的管理技巧。50%的時間，花在重要非緊急的事件上。也就是說每一天用在不緊急不重要，緊急不重要事件上的時間越來越少，將會有更充分的時間去做重要的事情。這里有一個方法，如果將近幾個月的計劃列個清單，每天從未來要做的事情里面挑三件事去做，這樣使你逐漸每天花50%的時間都在做重要不緊急的事件。

思考，按照項目管理的流程來思考重要的事情。項目管理包含五個步驟，分別是啟動，規(guī)劃，執(zhí)行，控制，收尾。

啟動是項目的識別和開發(fā)過程，進行項目的可行性研究和分析。

規(guī)劃是管理的一種手段， 使項目的資源配置、時間分配更為合理，在實際執(zhí)行中可以不斷修改。

執(zhí)行最重要的是項目信息的溝通，即時提交項目進展信息，以項目報告的方式定期更新項目進展，保證項目質量。

控制是及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項目進展朝向目標方向或者更切合目前的現(xiàn)狀。這說明做規(guī)劃的時候并不是要規(guī)劃的完美，是可以在執(zhí)行過程中微調計劃，開始比完美更重要;在執(zhí)行的過程中智慧是增加的，微小的調整讓事態(tài)朝向目標更好的發(fā)展。

收尾是對項目完整文檔、對項目干系人交代。值得注意的是并不是每一項事情都需要啟動，有一些可能是突發(fā)奇想的行為，直接跳過啟動研究的部分，對于這部分事情要更加重視收尾的部分，進行總結與反思。

執(zhí)行，按項目管理的規(guī)劃來執(zhí)行重要的事情，形成項目管理思維。

在執(zhí)行階段，我們要注意規(guī)劃的各個節(jié)點。按照規(guī)劃執(zhí)行項目，時間上可以不斷優(yōu)化調整，比如第一個項目和第二個項目是并行的關系，時間上可以并行執(zhí)行兩個項目。

例如看書和聽視頻，是否可以兩者配合起來一起做，在配合的過程中抓到兩者關鍵節(jié)點。在執(zhí)行中進行控制，項目結束進行收尾，形成對任務有頭有尾的整體完成狀態(tài)。