項(xiàng)目整合管理能力的提升

在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目的客戶可能期望質(zhì)量高于一切，將質(zhì)量作為首要目標(biāo);而項(xiàng)目實(shí)施組織可能會(huì)將成本作為首要目標(biāo)。面對(duì)這種差異，項(xiàng)目經(jīng)理不能只滿足一方的要求而忽略另一方的要求。在項(xiàng)目管理中，由于項(xiàng)目各方對(duì)于項(xiàng)目的期望值不同，因此要達(dá)到滿足各方的要求和期望并不是一件很容易的事。項(xiàng)目經(jīng)理需要在不同的目標(biāo)之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，尋求一種平衡。

項(xiàng)目整合管理就是為滿足各方需求而進(jìn)行協(xié)調(diào)以達(dá)到預(yù)期目的的過(guò)程。它是一項(xiàng)綜合性、全局性的工作，主要內(nèi)容是在相互沖突的目標(biāo)或可選擇的目標(biāo)中權(quán)衡得失。雖然所有的項(xiàng)目管理過(guò)程在某種程度上都可看成是一個(gè)整體，但在整合管理中所描述的這些過(guò)程是最基本的管理知識(shí)。整合管理主要包括：項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施、項(xiàng)目綜合變更控制這三個(gè)過(guò)程。

這些過(guò)程彼此相互影響，同時(shí)與其他領(lǐng)域中的過(guò)程也互相影響。

一、項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)

在整合管理中，項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)就是利用其他各領(lǐng)域的項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程的輸出，創(chuàng)建一個(gè)內(nèi)容充實(shí)、結(jié)構(gòu)緊湊的文件來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施和控制。因此，項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)過(guò)程所需要的主要的依據(jù)是其他項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程的成果。在這里，項(xiàng)目規(guī)劃過(guò)程主要包括：范圍計(jì)劃、范圍界定、活動(dòng)定義、進(jìn)度安排、資源規(guī)劃、成本預(yù)算、質(zhì)量規(guī)劃、管理規(guī)劃、溝通規(guī)劃等一系列規(guī)劃過(guò)程。在這些過(guò)程中，最基本的文件是：工作分析結(jié)構(gòu)和輔助說(shuō)明。

在項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)中還需要考慮組織的管理政策。所有項(xiàng)目相關(guān)組織可能都有正式或非正式的政策。這些政策是項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，必須被項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行遵守和執(zhí)行，因此在計(jì)劃時(shí)必須考慮到它們的影響。例如：人事管理政策中的雇傭和解雇標(biāo)準(zhǔn)等。

同時(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)也需要參考項(xiàng)目的歷史資料。項(xiàng)目的歷史資料是進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃的基礎(chǔ)，它為項(xiàng)目規(guī)劃提供了參考依據(jù)。

最后，在項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)中還需要考慮項(xiàng)目的制約因素和假定條件。制約因素是限制項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)運(yùn)行的因素。例如：當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目按照合同執(zhí)行時(shí)，合同條款通常是制約因素。假定是指為了項(xiàng)目規(guī)劃目標(biāo)的需要，需要將一些不確定的內(nèi)容作為真實(shí)的和確定的內(nèi)容來(lái)看待。作為項(xiàng)目規(guī)劃的一部分，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)常識(shí)別、記錄并促成這些假定。假定通常包含著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。

在項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)時(shí)，通常會(huì)采用程序化的計(jì)劃方法來(lái)引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作。對(duì)于小型項(xiàng)目，可能是非常簡(jiǎn)單和結(jié)構(gòu)化的方法，如：標(biāo)準(zhǔn)的模板、圖紙等;對(duì)于一些大型項(xiàng)目，可能需要采用一系列的模型和各種數(shù)學(xué)方法，如：蒙特卡洛方法、價(jià)值分析法等。對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，一般會(huì)采用將“剛性”工具和方法和“柔性”工具和方法結(jié)合在一起使用。

在項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要從事大量的信息收集、整理和加工處理工作，為了方便工作的進(jìn)展，常常采用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)(PMIS)。如iMIS-PM項(xiàng)目管理系統(tǒng);隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用的普及，PMIS已被大多數(shù)項(xiàng)目實(shí)施組織所采用，特別是對(duì)于一些大型項(xiàng)目，沒(méi)有這種基于計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)，很難編制出復(fù)雜的項(xiàng)目計(jì)劃。

項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)將會(huì)產(chǎn)生兩項(xiàng)重要的成果：項(xiàng)目計(jì)劃和輔助說(shuō)明。項(xiàng)目計(jì)劃是正式的、被批準(zhǔn)的用于管理和控制項(xiàng)目實(shí)施的文件。對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃中不能包含的內(nèi)容需要以輔助說(shuō)明的形式來(lái)體現(xiàn)出來(lái)。

二、項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程是完成整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)的過(guò)程。在這一過(guò)程中項(xiàng)目的各種目標(biāo)需要被實(shí)現(xiàn)，各項(xiàng)專項(xiàng)計(jì)劃需要被落實(shí)。

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的主要依據(jù)是項(xiàng)目計(jì)劃開(kāi)發(fā)階段的成果——項(xiàng)目計(jì)劃、輔助說(shuō)明，同時(shí)組織管理政策也將作為輔助文件來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施工作。

在項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)有各種風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，為了降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的影響，通常會(huì)設(shè)計(jì)一些預(yù)防措施來(lái)減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生概率。這些措施也將作為輸入信息應(yīng)用于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中。

另外，在項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施中，通常很難保障項(xiàng)目完全按照計(jì)劃進(jìn)行，當(dāng)項(xiàng)目有了偏差時(shí)，就需要采取一定措施來(lái)降低偏差對(duì)于項(xiàng)目的影響，這些措施被稱為糾偏措施，它也將作為輸入信息應(yīng)用于項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中。

項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施過(guò)程是項(xiàng)目中最有影響的過(guò)程，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須協(xié)調(diào)和解決項(xiàng)目中存在各種技術(shù)和組織問(wèn)題以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，在這一過(guò)程中通常采用的方法、技術(shù)和工具包括以下幾個(gè)方面：

1、普通管理技能。

如領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、信息交流和談判等都對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響。

2、生產(chǎn)技能和知識(shí)。

有關(guān)項(xiàng)目產(chǎn)品的技能與知識(shí)是項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施的基礎(chǔ)。這些必要的技能被作為項(xiàng)目規(guī)劃的一部分，由人力資源管理中的人員來(lái)獲得。

3、工作分配系統(tǒng)。

這是為確保項(xiàng)目工作能按時(shí)、按序地完成而建立的過(guò)程�；�本的方式是以書(shū)面委托的形式開(kāi)始進(jìn)行工作活動(dòng)或啟動(dòng)工作包。但在某些情況下，需要根據(jù)具體的項(xiàng)目特點(diǎn)來(lái)采用適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣峙湎到y(tǒng)。

進(jìn)展?fàn)顩r檢查會(huì)議。它是項(xiàng)目進(jìn)展信息交流的常規(guī)會(huì)議。在許多項(xiàng)目中，進(jìn)展?fàn)顩r會(huì)議以各種不定期和不同級(jí)別的形式召開(kāi)(比如：項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的周會(huì)等)。

5、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)((iMIS-PM)。

6、組織管理過(guò)程。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目的所有相關(guān)組織均存在著正式的和非正式的過(guò)程，這些過(guò)程對(duì)于項(xiàng)目的執(zhí)行有很大的影響。

項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的項(xiàng)目產(chǎn)出物。另外，還包括項(xiàng)目實(shí)施工作和實(shí)施結(jié)果的各種文件資料，如：哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些工作沒(méi)有完成，滿足的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么等等。

三、綜合變更控制

對(duì)于項(xiàng)目而言，變更是必然的。為了將項(xiàng)目變更的影響降低到最小，就需要采用變更控制的方法。綜合變更控制主要包含以下內(nèi)容：找出影響項(xiàng)目變更的因素、判斷項(xiàng)目變更范圍是否已經(jīng)發(fā)生等。進(jìn)行綜合變更控制的主要依據(jù)有：項(xiàng)目計(jì)劃、變更請(qǐng)求和提供了項(xiàng)目執(zhí)行狀況信息的績(jī)效報(bào)告。

為保證項(xiàng)目變更的規(guī)范和有效實(shí)施，通常項(xiàng)目實(shí)施組織會(huì)有一個(gè)變更控制系統(tǒng)。變更控制系統(tǒng)是一個(gè)正式和文檔化的程序，它定義了項(xiàng)目績(jī)效如何被監(jiān)控和評(píng)估，并且包含了哪種級(jí)別的項(xiàng)目文件可以被變更。它包括文書(shū)處理、系統(tǒng)跟蹤、過(guò)程程序、變更審批權(quán)限控制等。

綜合變更控制的結(jié)果主要有：更新的項(xiàng)目計(jì)劃、糾正措施、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

要想使項(xiàng)目獲得成功，必須從整合的角度，以全局的觀點(diǎn)開(kāi)展整合管理，不能只強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)具體的專項(xiàng)管理工作。以上概括性地分析了項(xiàng)目整合管理的主要過(guò)程和工作以及過(guò)程中采用的方法和技術(shù)。值得往意的是，在項(xiàng)目的不同階段，項(xiàng)目整合管理工作的內(nèi)容會(huì)側(cè)重不同，工作量也會(huì)不同。