項目經(jīng)理如何做好任務(wù)分配

在工作中，你有沒有遇見這樣的狀況?
經(jīng)理，里程碑計劃我編好了，您看需要發(fā)送給誰?誰來拍板確定啊?
經(jīng)理，年終慶典買禮品這個工作，是咱們負責買還是公司采購部負責買啊?或者，我應該找行政部?
經(jīng)理，質(zhì)量部的人說了，項目的質(zhì)量體系他們不負責寫，只負責監(jiān)督審核，怎么辦啊?咱們的人寫的不專業(yè)啊!
這些問題如果在項目中出現(xiàn)的多了，說明我們具體工作的權(quán)責分配有些不清楚。
這時可以借助一個工具——責任分配矩陣，來明確項目中每個個體的責任。　

1、什么是責任分配矩陣
責任分配矩陣其實很簡單，它是一種將所分解的工作任務(wù)落實到項目有關(guān)部門或個人，并明確表示出他們在組織工作中的關(guān)系、責任和地位的一種方法和工具。項目管理者聯(lián)盟文章?lián)Q句話說，責任分配矩陣就是針對WBS拆解出來的工作，在組織內(nèi)進行分配。所以，只有你的項目計劃具備了兩個基本條件后，才能制定責任分配矩陣：
條件1：項目的WBS已經(jīng)編制好了
條件2：涉及到人員/部門都已經(jīng)清晰明確了,這兩個條件缺一不可。
需要強調(diào)的是，這個工具的核心是配置權(quán)限，也就是說，責任分配矩陣并不會明確指出每個人在項目中的具體工作，它只是明確指出個體在每個工作包中的權(quán)限到底有多大。

比如，在上圖這個案例中，在第三行的【修改外購軟件包】這項工作中，程序員是負責人▲，項目工程師負責審批○，決定該工作是否通過，項目經(jīng)理只需要被通知□，了解工作進展就可以了。
責任分配矩陣有不同的形式，上圖這個是用符號表示的，此外，還有我們熟悉的RACI責任分配矩陣。
RACI將4種職責以不同的字母來表示，分別是：誰負責(R=Responsible)，即負責執(zhí)行任務(wù)的角色，ta具體負責操控項目、解決問題。項目管誰批準(A=Accountable)，即對任務(wù)負全責的角色，只有經(jīng)過ta的同意或簽署之后，項目才能得以進行。
咨詢誰(C=Consulted)，擁有完成項目所需的信息或能力的人，屬于輔助人員通知誰(I=Informed)，應及時得到通知的人員。

形式不同，但意義相同。責任分配矩陣中的符號，沒有什么固定標準，可以根據(jù)企業(yè)的實際需求來決定，只要在溝通過程中不出現(xiàn)誤區(qū)就都可以。
2、3點注意事項項目管理
想制作這個圖表不難，但如何使圖表發(fā)揮應有的價值是更需要考慮的。經(jīng)過前人的經(jīng)驗總結(jié)，我們發(fā)現(xiàn)以下三點，可以使責任分配矩陣發(fā)揮更大作用。讓團隊成員共同參與制定，項目經(jīng)理大多數(shù)情況下是權(quán)力較弱的，如果采取硬性“派工”的方式把任務(wù)分配完畢，可能并不會取得好效果。最好是在制定責任分配矩陣時，讓團隊成員共同參與，讓他們明確自己可以勝任的工作。最理想的情況是主動認領(lǐng)工作，這樣也會使得個人對所負責的工作有一定承諾。
如果遇到一些無人認領(lǐng)的較難任務(wù)，項目經(jīng)理可以利用自己項目負責人的身份進行硬性分配，但也要利用溝通技巧和個人魅力等來減少壓迫感，可以說一些鼓勵性的話。比如：這個任務(wù)有點挑戰(zhàn)，但你的能力是我們組里最突出的，相信你可以負責，遇到問題我們再及時商量。通過這種公平公開的方式，項目經(jīng)理更可能讓職責劃分得到團隊成員的認可，在執(zhí)行的時候更能做到各盡其責。
每項活動中“負責人”是唯一的。責任分配矩陣中，每一項工作有且只有一個負責人，這一點也是非常重要的。我們都知道三個和尚沒水喝，如果你把同一項工作交給了張三、李四、王五共同負責，那結(jié)果就是沒有人會負責。為了避免出現(xiàn)管理責任的推諉，每一項活動中負責任的人，都應該是唯一的。職責分配需合理。

從開始的案例我們可以看到，項目經(jīng)理和項目工程師雖然職位高，但負責工作包最多的人卻是程序員。這是欺負程序員嗎?No。把開發(fā)、測試的工作交給程序員是人盡其才，還記得我們以前的段子嗎?把專業(yè)工作交給專業(yè)人才去做，中間過程應該給予足夠的信任。項目經(jīng)理和技術(shù)leader當然能做大部分的工作，但一個人的精力總是有限的，顧此就會失彼，所以，職責分配要合理。責任分配矩陣是一個用途廣泛的工具，它不僅能使項目工作在團隊內(nèi)的分配變得清晰，也能表明項目團隊和公司管理部門之間的權(quán)責配置，甚至還能清晰表達項目團隊和外部利益相關(guān)方之間的責任劃分。