淺議IT項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵要素

    IT項(xiàng)目管理的成功不是以實(shí)施完驗(yàn)收為終點(diǎn)，而是把系統(tǒng)真正用起來為終點(diǎn)。現(xiàn)層次的CIO知識(shí)結(jié)構(gòu)不僅限于懂IT，還涉及其他領(lǐng)域。
    就IT 項(xiàng)目管理軟件來說，其管理技巧對(duì)項(xiàng)目成功地實(shí)施所起的作用已為越來越多的人所承認(rèn)，逐漸成為人們的共識(shí)。在過去的30多年里，項(xiàng)目管理被認(rèn)為是管理一項(xiàng)新的、復(fù)雜活動(dòng)的有效工具。隨著時(shí)間推移許多事實(shí)表明，項(xiàng)目管理和項(xiàng)目的成功不一定有必然聯(lián)系。兩者的目標(biāo)不同，時(shí)間控制、成本和程序常常是項(xiàng)目管理的目標(biāo)，不應(yīng)該將它與衡量項(xiàng)目的成果相混淆。經(jīng)驗(yàn)還表明，即使管理失誤，也有可能成功地完成一個(gè)項(xiàng)目。反之也如此。
    一個(gè)項(xiàng)目可以被認(rèn)為是實(shí)現(xiàn)特殊目標(biāo)的結(jié)果，這一目標(biāo)包括一系列的活動(dòng)及耗費(fèi)資源的任務(wù)。它必須在一項(xiàng)有明確開工和結(jié)束時(shí)間的計(jì)劃期內(nèi)完成。一個(gè)項(xiàng)目與選擇和確定購任務(wù)有關(guān)，它量終要為公司帶來綜合的利益。這個(gè)利益可能是金融方面的、市場(chǎng)上的或技術(shù)上的，還將是趨向于長期的，有賴于整個(gè)項(xiàng)目的全面完成。
    項(xiàng)目管理可以被解釋為控制項(xiàng)目目標(biāo)完成的過程，即人們利用現(xiàn)有的管理職能機(jī)構(gòu)和資源以及各種工具、技巧來管理項(xiàng)目，并且不擾亂公司的正常運(yùn)作。項(xiàng)目管理的作用是在一定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)將可利用的資源有效地用于完成一定的目標(biāo)。項(xiàng)目管理的功能包括對(duì)工作提出要求；規(guī)定工作的范圍；分配所霄的資源；規(guī)劃工作的實(shí)施方案，監(jiān)督工作的進(jìn)度以及調(diào)整實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃的偏差。適應(yīng)市場(chǎng)的要求，滿足投資者的利益，新項(xiàng)目運(yùn)作程序的特殊性，運(yùn)用管理來維持日常的運(yùn)行等，使得項(xiàng)目管理變得越來越重要而迫切。
    通常情況下一個(gè)大項(xiàng)目的全過程大致包括六個(gè)階段：概念的形成階段；規(guī)劃階段；生產(chǎn)（實(shí)施）階段；移交階段；項(xiàng)目使用階段；項(xiàng)目關(guān)閉。在這六個(gè)階段中項(xiàng)目的各種參與者、項(xiàng)目和項(xiàng)目管理的功能及各自的目標(biāo)、影響項(xiàng)目和項(xiàng)目管理獲得成功的因素、評(píng)價(jià)項(xiàng)目管理和項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)等各不相同。在評(píng)價(jià)項(xiàng)目及項(xiàng)目管理成功與否時(shí)，應(yīng)對(duì)不同情況進(jìn)行具體的分析。
    項(xiàng)目目標(biāo)歷包含的一系列重要參數(shù)，它體現(xiàn)了對(duì)投資者、管理者及市場(chǎng)開拓者的回報(bào)。事實(shí)上一系列變量及各種因素對(duì)完成這些目標(biāo)將發(fā)生重要影響。在Cash和Fox，Baker以及Kerzner，Wit和Kumar等人的著作中就曾經(jīng)衍生出許多變量和因素，其中主要包括：項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)；項(xiàng)目管理水平；與合作者的關(guān)系；項(xiàng)目與委托人的關(guān)系；對(duì)項(xiàng)目富有興趣的參與者；合同執(zhí)行狀況；法定協(xié)議執(zhí)行槽況；經(jīng)營策略的選擇與實(shí)施；管理與經(jīng)營的效率；糾紛的處理結(jié)果；利益分配。 
   項(xiàng)目管理軟件成功或失敗不總是取決于項(xiàng)目管理的成功或失敗、但是當(dāng)項(xiàng)目交付太遲或耗費(fèi)太大，甚至再也不能使用時(shí)，就存在例外。
    項(xiàng)目的確定性和最初的決策對(duì)項(xiàng)目的全面成功的影響是有決定性的。無論項(xiàng)目承包人如何努力也不可能挽回一個(gè)因?yàn)椴桓呙鞯臎Q策而瀕臨失敗的項(xiàng)目。同時(shí)也存在另外一種可能性，即項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目成功具有重要影響。一方面不好的項(xiàng)目管理可能會(huì)威脅一個(gè)有良好前景的項(xiàng)目取得成功。另一方面項(xiàng)目管理有助于用可行性研究去驗(yàn)證不可能成功的設(shè)想；對(duì)委托人提出建議，放棄不可能成功的事。
IT項(xiàng)目管理成功的關(guān)鍵要素
    影響項(xiàng)目取得成功的因素是多方面的，人們的看法也不盡相同。例如：Morris和Hugh在論述項(xiàng)目的成功與失敗的先決條件時(shí)認(rèn)為，項(xiàng)目的成功有賴于如下因素：符合實(shí)際的目標(biāo)；競爭能力；當(dāng)事人的滿意程度；階段性目標(biāo)；其他合作者；市場(chǎng)效應(yīng)；項(xiàng)目執(zhí)行的狀況；項(xiàng)目可預(yù)測(cè)到的價(jià)值。在這里需要特別指出，項(xiàng)目管理及其技巧僅僅是項(xiàng)目豐富內(nèi)涵的一個(gè)組成部分。項(xiàng)目管理對(duì)項(xiàng)目成功具有一定的作用，但這個(gè)作用是有限度的，它要受諸多因素的制約。
    項(xiàng)目管理成功的內(nèi)涵是很豐富的，它們包含執(zhí)行預(yù)算的明確指標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的滿意程度，質(zhì)量水平及合適的項(xiàng)目目標(biāo)。但如下的因素則極可能導(dǎo)致項(xiàng)目管理的失�。杭床磺‘�(dāng)?shù)捻?xiàng)目依據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理的錯(cuò)誤人選；缺乏支持的高層管理；任務(wù)不明確；缺少項(xiàng)目管理技術(shù)；錯(cuò)誤運(yùn)用管理技術(shù)；無計(jì)劃的項(xiàng)目關(guān)停；對(duì)項(xiàng)目缺乏信心。相反，成功的項(xiàng)目管理要求有對(duì)完成該項(xiàng)目的確切的規(guī)范，精心委派有技能的項(xiàng)目經(jīng)理，有足夠的時(shí)間論證和確定項(xiàng)目，正確地制定項(xiàng)目中的行為規(guī)范，保證準(zhǔn)確、足夠的信息交流，適應(yīng)不斷變化情況的調(diào)整措施，調(diào)整職工的工作和報(bào)酬水準(zhǔn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的錯(cuò)誤并迅速糾正和恢復(fù)工作。當(dāng)項(xiàng)目交付給顧客時(shí)它即完成使命，而此時(shí)項(xiàng)目管理也就結(jié)束了。事實(shí)上，項(xiàng)目管理與項(xiàng)目成功完全是兩碼事。許多人認(rèn)為，好的項(xiàng)目管理可以對(duì)項(xiàng)目的成功作出貢獻(xiàn)，但它未必可以阻止失敗。甚至有人認(rèn)為，盡管執(zhí)行了不好的項(xiàng)目管理，這個(gè)項(xiàng)目也可能成功的。
    影響IT項(xiàng)目管理是否成功的關(guān)鍵因素主要包括：項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍是否明確，項(xiàng)目可行性研究和計(jì)劃是否完整和適當(dāng)，項(xiàng)目的組織是否健全、穩(wěn)定，是否獲得領(lǐng)導(dǎo)的積極支持，是否建立了有序的、有效的、良好的溝通渠道，是否具有有效、全面的項(xiàng)目管理，嚴(yán)格的變更控制，是否建立了良好的、積極的、團(tuán)隊(duì)合作的文化氛圍以及對(duì)需求的準(zhǔn)確識(shí)別等。
    （1）項(xiàng)目可行性研究和計(jì)劃
    “凡是預(yù)則立，不預(yù)則廢”。項(xiàng)目計(jì)劃的制定對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行來說無疑十分重要。在進(jìn)行IT項(xiàng)目立項(xiàng)之前應(yīng)該做好充分的調(diào)研工作，調(diào)研內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)包括：市場(chǎng)可行性調(diào)研、技術(shù)可行性調(diào)研、經(jīng)濟(jì)及成本可行性調(diào)研以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)調(diào)研，企業(yè)在發(fā)現(xiàn)目標(biāo)市場(chǎng)以后，還需要具備了各種資源條件，確定自己是否能夠達(dá)到目標(biāo)，如果發(fā)現(xiàn)欠缺，就應(yīng)當(dāng)及時(shí)創(chuàng)造條件去彌補(bǔ)。一個(gè)完整的項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括：清晰的目標(biāo)；資源；成本；質(zhì)量；時(shí)間進(jìn)度；完成標(biāo)志；任務(wù)名稱、層次及其分解；上層任務(wù)的約束；下層任務(wù)的配合；階段里程碑以及團(tuán)隊(duì)組建。
    （2）進(jìn)度管理
    進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理中的一個(gè)關(guān)鍵職能，也稱為時(shí)間管理，它對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)展的控制至關(guān)重要。在范圍管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)度管理通過確定、調(diào)整合理的工作排序和工作周期，在滿足項(xiàng)目時(shí)間要求的情況下，使資源配置和成本達(dá)到最佳狀態(tài)。進(jìn)度是計(jì)劃的時(shí)間表，應(yīng)該按計(jì)劃安排進(jìn)度。計(jì)劃決定需要做什么、誰去做、花多長時(shí)間、成本是多少等問題。
    項(xiàng)目進(jìn)度管理由下述5項(xiàng)任務(wù)組成：活動(dòng)定義、活動(dòng)順序、活動(dòng)時(shí)間的估計(jì)、項(xiàng)目進(jìn)度編制、項(xiàng)目的進(jìn)度控制。在進(jìn)度管理中，“項(xiàng)目里程碑”的制定十分重要。項(xiàng)目里程碑要確定的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就是“交付物”。到某個(gè)階段，項(xiàng)目組要拿出實(shí)現(xiàn)定義好的“交付物”。企業(yè)及時(shí)對(duì)交付物進(jìn)行評(píng)審，確認(rèn)前一個(gè)階段的工作，才能繼續(xù)下一階段的工作。這對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量控制來說，都是十分重要的。如果在一定階段，沒有明確定義的“工作成果”，會(huì)對(duì)項(xiàng)目會(huì)帶來莫大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)槿魏喂ぷ鳑]有得到評(píng)估和肯定，以后一旦出現(xiàn)反復(fù)，不但會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)影響員工士氣，直接導(dǎo)致延誤項(xiàng)目的進(jìn)度，超時(shí)、超支情況的發(fā)生。
    （3）成本管理
    成本控制，并不僅限于現(xiàn)場(chǎng)管理、降低物耗、提高生產(chǎn)效率的聯(lián)想，事實(shí)上企業(yè)的成本包括了設(shè)計(jì)（研發(fā)）成本、制造成本、銷售成本三大部分。我們?cè)陉P(guān)注制造成本、銷售成本等方面的同時(shí)，還應(yīng)把目光放得更高一點(diǎn)，以研發(fā)過程的成本控制作為整個(gè)項(xiàng)目成本控制的起點(diǎn)，這才是從整體出發(fā)，全面控制成本的關(guān)鍵。
    （4）風(fēng)險(xiǎn)管理
    在項(xiàng)目管理中，風(fēng)險(xiǎn)的定義是“能夠影響項(xiàng)目一個(gè)或多個(gè)目標(biāo)的不確定性”。它想強(qiáng)調(diào)的就是相關(guān)性。那些與目標(biāo)不相關(guān)的不確定性，應(yīng)該被排除在風(fēng)險(xiǎn)管理過程之外。譬如，我們?cè)谏虾��?shí)施一個(gè)IT項(xiàng)目，那么蘇州的產(chǎn)業(yè)政策變化是個(gè)不確定性因素，但是與上海的項(xiàng)目就是完全不相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。把風(fēng)險(xiǎn)和目標(biāo)相聯(lián)系，就可以確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過程關(guān)注于那些起作用的不確定性，而不要被不相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)分散了我們寶貴的精力。
    風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別以后，我們就應(yīng)當(dāng)考慮這種不確定性會(huì)導(dǎo)致的后果。我們可以假定不確定性的幾種情況，分別分析它們會(huì)導(dǎo)致的結(jié)果，這就是“情景分析”方法。然后，企業(yè)就可以為各種情況制定應(yīng)對(duì)措施。根據(jù)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)特性、項(xiàng)目組織抗風(fēng)險(xiǎn)能力、可供選擇的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施和辦法、機(jī)遇和威脅等因素，采用購買保險(xiǎn)、制定應(yīng)急計(jì)劃、從外部獲取各種資源、設(shè)立應(yīng)急的不可預(yù)見費(fèi)用、制定可代替的項(xiàng)目總體方案或具體實(shí)施方案等。風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理對(duì)于，及早識(shí)別項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，努力避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生，積極消除風(fēng)險(xiǎn)事件的后果，充分吸取項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)來說，十分重要。
影響和決定IT項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素
    影響和決定一個(gè)IT項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素主要包括如下幾點(diǎn)：
    （1）計(jì)劃和溝通對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目能夠成功管理是很重要的。他們能夠防止問題的產(chǎn)生，或者在問題產(chǎn)生時(shí)使問題對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生的負(fù)面影響最小化；
    （2）項(xiàng)目開始之前要花費(fèi)一段時(shí)間建立一個(gè)考慮周全的計(jì)劃，對(duì)于任何項(xiàng)目的成功都是很必要的；
    （3）一個(gè)項(xiàng)目要有一個(gè)界定明確的目標(biāo)（一個(gè)期望的結(jié)果或產(chǎn)品）；
    （4）把客戶作為一個(gè)合作伙伴，要讓客戶積極參與到整個(gè)項(xiàng)目中來；
    （5）要使客戶滿意項(xiàng)目，就要及時(shí)和客戶做溝通，使客戶知道項(xiàng)目的進(jìn)度，以便決定是否改變期望的目標(biāo)程度；
    （6）有效的控制項(xiàng)目關(guān)鍵在于及時(shí)、定期的監(jiān)督實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)程，并和計(jì)劃做比較，如果有必要，要立即采取措施糾正；
    （7）項(xiàng)目結(jié)束后，要做一個(gè)績效評(píng)估，應(yīng)該從客戶和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中得到反饋。
    影響項(xiàng)目成功的因素還有很多，具體問題還應(yīng)該具體分析，不同的項(xiàng)目有不同的特點(diǎn)，我們做項(xiàng)目管理要善于在項(xiàng)目的立項(xiàng)和執(zhí)行中找到關(guān)鍵因素，讓項(xiàng)目以得順利實(shí)施。
結(jié)束語
    一句話：投資回報(bào)這塊是兩方面的，一方面是能看得見的，譬如相關(guān)的報(bào)表分析等；另外一種是無形的，譬如簡化了公司的流程等。
    無論什么行業(yè)，項(xiàng)目管理都可以使企業(yè)通過更好的信息共享來提高生產(chǎn)率和降低成本，在有限的資源條件下更快地以更低的成本交付產(chǎn)品和服務(wù)，從而增加營收。項(xiàng)目管理可以幫助企業(yè)通過把日常工作標(biāo)準(zhǔn)化、減少可能被遺忘或被忽略的任務(wù)，來達(dá)到客戶的期望值；項(xiàng)目管理也能使可利用的資源以最有效的方式得到最佳的利用；項(xiàng)目管理還能使高級(jí)管理者洞察到組織內(nèi)正在發(fā)生的和將要發(fā)生的事件。（資料來源：項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）