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邦永PM2高;ò嬖谇迦A大學(xué)的成功應(yīng)用

 

一、 清華大學(xué)基建規(guī)劃處介紹

 

清華大學(xué)基建規(guī)劃處是學(xué)校校園規(guī)劃和基本建設(shè)的管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)學(xué);窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的具體組織和實(shí)施。

全處設(shè)綜合辦公室、總工辦、規(guī)劃室、工程前期科、造價(jià)管理科、合同管理科、工程建設(shè)科七個(gè)職能科室。近年來(lái),基建規(guī)劃處不斷開(kāi)拓創(chuàng)新,深化體制改革,實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制,推行弱矩陣式項(xiàng)目管理模式,即根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn),成立項(xiàng)目管理部行使工程實(shí)施過(guò)程中具體的組織和管理職能,項(xiàng)目管理部受處務(wù)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo),在基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中具有執(zhí)行權(quán),其余科室按照各自職能分工,分別負(fù)責(zé)基本建設(shè)工程項(xiàng)目各實(shí)施階段的具體工作。項(xiàng)目管理部一般設(shè)置項(xiàng)目經(jīng)理以及土建、暖通、電氣專業(yè)工程師,根據(jù)項(xiàng)目的大小以及難易程度,可以增設(shè)項(xiàng)目副經(jīng)理與增配專業(yè)工程師,或者由項(xiàng)目經(jīng)理兼任某專業(yè)工程師。

基建規(guī)劃處始終秉持“無(wú)私奉獻(xiàn)、追求卓越”的工作理念,為清華大學(xué)的校園規(guī)劃和基本建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn),為學(xué)校的人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)提供有力保障。

 

二、 基建項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

 

以項(xiàng)目管理為核心,以掌握項(xiàng)目主要環(huán)節(jié)進(jìn)度、控制項(xiàng)目成本、提高運(yùn)作效率和管理效果為目標(biāo),從項(xiàng)目前期報(bào)批、招投標(biāo)管理、合同簽訂及執(zhí)行管理、材料設(shè)備管理,到施工與驗(yàn)收管理、工程決算的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面的掌握與控制,在這個(gè)過(guò)程中,資料的產(chǎn)生與管理也融匯其中。

 

三、 清華大學(xué)基建規(guī)劃處的需求

 

1、信息傳遞

實(shí)現(xiàn)溝通信息管理,基于業(yè)務(wù)的審批傳遞結(jié)果把相關(guān)科室工作統(tǒng)一到一個(gè)平臺(tái)協(xié)同工作,同時(shí)實(shí)現(xiàn)工作結(jié)果主要資料的整理和查閱,減少物理浪費(fèi)和時(shí)間浪費(fèi),提高工作效率和效果。

2、投資控制與造價(jià)管理

關(guān)聯(lián)項(xiàng)目核算體系,自定義成本估算依據(jù),生成成本估算表,在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,將其細(xì)化為成本執(zhí)行目標(biāo),通過(guò)對(duì)項(xiàng)目投資估算、計(jì)劃書(shū)預(yù)算、合同簽訂、合同執(zhí)行、結(jié)算情況的跟蹤管理,不僅根據(jù)各項(xiàng)信息匯集匯總形成項(xiàng)目總體財(cái)務(wù)決算信息,同時(shí)便于隨時(shí)進(jìn)行成本控制,隨時(shí)了解工程總造價(jià)及單方成本,以及對(duì)各類成本構(gòu)成進(jìn)行造價(jià)分析,為管理決策提供依據(jù)。

3、招投標(biāo)管理

根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)制定采購(gòu)計(jì)劃,按照采購(gòu)計(jì)劃中的招標(biāo)計(jì)劃將招標(biāo)公告、投標(biāo)單位信息、評(píng)標(biāo)結(jié)果予以體現(xiàn),招標(biāo)文件、中標(biāo)單位投標(biāo)文件能夠查詢。

4、合同簽訂與支付管理

根據(jù)合同制定與執(zhí)行情況,一方面實(shí)現(xiàn)合同單位、合同金額、合同變更、合同付款等關(guān)鍵信息的記錄,一方面實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金計(jì)劃對(duì)合同簽訂、合同執(zhí)行的控制,并能多層次進(jìn)行合同管理,按不同需求生成合同報(bào)表,供不同管理者隨時(shí)了解合同基本信息,通過(guò)生成的合同臺(tái)帳、分類匯總表、合同款統(tǒng)計(jì)分析、合同變更統(tǒng)計(jì)等從多個(gè)角度全面掌握合同執(zhí)行狀況。

5、材料與設(shè)備管理

針對(duì)各類供貨進(jìn)行管理,建立材料設(shè)備信息庫(kù)、供應(yīng)商信息庫(kù),進(jìn)行供應(yīng)商材料設(shè)備比價(jià)。通過(guò)掌握的大量供應(yīng)商的材料設(shè)備信息,了解企業(yè)供貨能力、價(jià)格水平;通過(guò)多層次認(rèn)價(jià)管理,按不同需求匯總顯示,實(shí)現(xiàn)不同角度對(duì)項(xiàng)目材料設(shè)備使用、認(rèn)價(jià)統(tǒng)計(jì)分析。

6、項(xiàng)目進(jìn)度管理

對(duì)項(xiàng)目主要進(jìn)展結(jié)果進(jìn)行管理(前期、施工、驗(yàn)收),通過(guò)甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、工作日歷、邏輯圖等圖形工具從不同側(cè)面展現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際進(jìn)度,及時(shí)反映項(xiàng)目進(jìn)展情況,與計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)偏差,為項(xiàng)目跟蹤、評(píng)估、付款、決策提供基礎(chǔ)。

 

四、 軟件應(yīng)用規(guī)劃

 

根據(jù)清華大學(xué)基建規(guī)劃處的業(yè)務(wù)的需求,合同規(guī)定購(gòu)買(mǎi)的PM2模塊包括:協(xié)同辦公(OA)、項(xiàng)目進(jìn)度管理、物資采購(gòu)管理、項(xiàng)目合同管理、成本投資管理、資金管理、招標(biāo)管理、檔案資料管理。此次實(shí)施采取的是:整體規(guī)劃、分步實(shí)施模式。

 

 

所有的用戶都在同一系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行操作,實(shí)現(xiàn)信息共享,互相配合。各個(gè)單位在本單位完成自己的日常業(yè)務(wù),所有數(shù)據(jù)保存到網(wǎng)絡(luò)信息中心。既保持了原有處理日常業(yè)務(wù)模式,又滿足數(shù)據(jù)集中、信息共享的要求。能方便、輕松地實(shí)現(xiàn)報(bào)表的查詢、打印、分析、匯總,為管理者的決策提供有效的依據(jù)。

清華大學(xué)基建規(guī)劃處網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D:

 

 

五、 整體解決方案

 

整個(gè)系統(tǒng)涵蓋項(xiàng)目管理全過(guò)程;從業(yè)務(wù)流程分析,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)全過(guò)程管理,有效防止業(yè)務(wù)漏洞,執(zhí)行過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)預(yù)警;最終為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控平臺(tái),便于領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)攬全局。

 

 

六、 客戶應(yīng)用價(jià)值分析

 

1、項(xiàng)目前期報(bào)批管理

為了使校園基本建設(shè)的前期工作具有合法性和合規(guī)性,在報(bào)建過(guò)程中,會(huì)有很多重要的上報(bào)文、批復(fù)文件和證書(shū)。

將與前期報(bào)批有關(guān)的程序、計(jì)劃時(shí)間及結(jié)果、必要的附件資料及報(bào)批結(jié)果錄入系統(tǒng),可以按條件生成甘特圖,或時(shí)間進(jìn)度一覽表。

不僅可以有利于宏觀掌握項(xiàng)目報(bào)批的進(jìn)展階段,而且達(dá)到可以隨時(shí)查詢到任何和前期報(bào)批有關(guān)的過(guò)程和結(jié)果,利于后續(xù)環(huán)節(jié)利用前期有關(guān)報(bào)批結(jié)果數(shù)據(jù)。此外,也便于各科室綜合掌握信息,前后聯(lián)系,相互提醒。

具體設(shè)置框架為:

 

 

2、項(xiàng)目招標(biāo)管理

基建項(xiàng)目的招標(biāo)工作包括招標(biāo)代理的產(chǎn)生、招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)信息的發(fā)布、開(kāi)標(biāo)會(huì)議的召開(kāi)、中標(biāo)單位的確定等。

將項(xiàng)目部按項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)錄入的采購(gòu)計(jì)劃中的招標(biāo)部分相關(guān)聯(lián),一方面掌握招標(biāo)計(jì)劃執(zhí)行情況,一方面達(dá)到提醒、配合作用;將招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)文件范本上傳到系統(tǒng)中,簡(jiǎn)化勞動(dòng),規(guī)范成果,提高效率;

將公告、招標(biāo)文件、中標(biāo)單位投標(biāo)文件、答疑文件、合同文本放入系統(tǒng),節(jié)約紙張復(fù)印,方便不同管理人員隨時(shí)查詢及對(duì)比分析;

通過(guò)填列招標(biāo)有關(guān)信息,便于隨時(shí)掌握進(jìn)度及綜合查詢,通過(guò)企業(yè)信息錄入,便于宏觀掌握各企業(yè)情況,為后續(xù)資格預(yù)審及評(píng)價(jià)企業(yè)情況提供方便。

3、合同簽訂及履約管理

高;(xiàng)目中,與各級(jí)有關(guān)單位簽訂的基本建設(shè)合同主要涉及征地、綠化、工程勘察、設(shè)計(jì)、工程施工、工程委托監(jiān)理以及工程項(xiàng)目設(shè)備和物資購(gòu)銷等方面,合同是工程管理和款項(xiàng)支付的重要依據(jù)。

將合同文本嵌入系統(tǒng),節(jié)約紙張復(fù)印,方便不同管理人員隨時(shí)查詢及對(duì)比分析;通過(guò)合同信息錄入,能按各種需求分類管理和統(tǒng)計(jì)分析,隨時(shí)控制合同簽訂金額,保證合同簽訂控制在項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃范圍內(nèi);

通過(guò)付款情況錄入及財(cái)務(wù)復(fù)核,能隨時(shí)掌握付款進(jìn)度及資金需求,為關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制、避免漏洞及控制造價(jià)提供便利條件;

4、工程施工及驗(yàn)收管理

在高;ǖ娜粘J┕す芾磉^(guò)程中,及時(shí)跟進(jìn)工程進(jìn)度,有利于工程管理人員和領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)做好工程質(zhì)量、成本、安全等工作內(nèi)容的監(jiān)控和管理。

將施工計(jì)劃、主要節(jié)點(diǎn)執(zhí)行狀況及驗(yàn)收結(jié)果信息放入系統(tǒng),一方面加強(qiáng)工作的計(jì)劃性,另一方面實(shí)現(xiàn)方便各方面掌握工程進(jìn)展情況,突出控制點(diǎn),加強(qiáng)信息溝通,減少遺漏事項(xiàng);

此外,能進(jìn)行實(shí)際與計(jì)劃的對(duì)比,發(fā)現(xiàn)管理上的薄弱環(huán)節(jié),能讓更多的科室綜合考慮問(wèn)題。

5、工程竣工結(jié)算管理

高;(xiàng)目的竣工財(cái)務(wù)決算是正確核定新增固定資產(chǎn)價(jià)值,反映竣工項(xiàng)目建設(shè)成果的文件,是辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)的依據(jù)。

將結(jié)算結(jié)果及分類放入系統(tǒng),一方面提高信息傳遞,能將洽商作為合同的補(bǔ)充,方便不同科室管理人員隨時(shí)查詢對(duì)比分析,在合同執(zhí)行過(guò)程中付款自動(dòng)匯總數(shù)據(jù),及時(shí)提供付款決策支撐依據(jù);

另一方面能讓系統(tǒng)自動(dòng)分類計(jì)算造價(jià)結(jié)果,簡(jiǎn)化勞動(dòng)過(guò)程,規(guī)范成果,提高效率;還能將審計(jì)結(jié)果作為控制付款的最終依據(jù)。此外,將洽商文本放入系統(tǒng),便于對(duì)洽商順序編號(hào)的監(jiān)督管理。

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