淺談信息系統(tǒng)工程中的項目變更管理

    變更控制是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作中的一項重要內(nèi)容，變更常伴隨著建設合同價格的調(diào)整及實施進度的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點，因此，合理確定并及時處理好項目變更，既可以減少不必要的糾紛，保證合同的順利實施，又有利于業(yè)主對工程造價的控制。
項目背景
    隨著新聞出版信息化的發(fā)展，新聞出版電子政務建設已經(jīng)起步。目前全國政府系統(tǒng)電子政務建設勢頭良好，按照信息化建設的四個階段：1、內(nèi)網(wǎng)辦公自動化2、門戶網(wǎng)站3、辦公業(yè)務資源專網(wǎng)4、網(wǎng)際連通，新聞出版總署機關辦公自動化系統(tǒng)以及政府門戶網(wǎng)站已經(jīng)開始施建，旨在以信息技術手段支持新聞出版管理和服務水平的提高。在實施前期，通過對其他部委信息化建設的考察及調(diào)研，吸取其中的成功經(jīng)驗及失敗教訓，業(yè)主對信息系統(tǒng)工程在應用上的新的要求變得越來越清晰；隨著新技術的出現(xiàn)，集成商根據(jù)業(yè)主的要求，適當?shù)卣{(diào)整技術方案，這就導致了項目建設中重大變更的出現(xiàn)。
變更的分類
    在信息系統(tǒng)工程建設項目的實施過程中，項目變更是指按照建設合同約定的程序對項目的部分或項目的全部功能、性能、架構、技術指標、集成方法、項目進度等方面做出的改變，可以是合同實施過程中由于各種原因引起的設計變更、合同變更。包括投資變更、進度計劃變更、實施條件變更以及原招標文件中未包括的新增需求等。項目變更的范圍很廣，但由于各種原因的變更最終往往表現(xiàn)為設計變更，且考慮到設計變更在整個項目建設過程中的重要影響，將項目變更分為設計變更和其他變更兩大類。
    在項目建設的過程中，依據(jù)變更內(nèi)容的具體內(nèi)容及重要程度，將設計變更分為重要設計變更和一般設計變更。重要設計變更。指涉及項目的規(guī)模、特性、主要設備選擇、軟硬件選擇、系統(tǒng)架構、已經(jīng)批準的總工期及階段性工期等項改變的設計變更。一般設計變更。指涉及分部分項的改變、局部修改以及實施過程中一般設計問題處理引起的改變等內(nèi)容的設計變更。其他變更。除上述設計變更外，其他導致合同內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性變化的變更均屬于其他變更，如合同雙方對工期要求的變化、由于市場原因替換同類產(chǎn)品等。
變更控制的目的
    項目的建設或應用環(huán)境是在變化的，需求和目標也可能是變化的，因此項目本身也是變化的。不管項目在準備階段的工作做的如何細致、全面，在項目實施過程中仍然會遇到各種預料之外的變化。同時，這些需求和要求的變更在項目進程中出現(xiàn)的越晚，對于項目實施來說就越困難，項目成本消耗可能就越高。如果能有效地控制項目的變更，那么項目最終就能在變化的環(huán)境中成功實現(xiàn)。
項目變更的處理程序
    變更的提出。在項目建設初期，通過對其他部委的考察，業(yè)主深刻意識到必須運用當前的主流技術、先進技術，建設以辦公自動化及網(wǎng)站建設為核心內(nèi)容的辦公內(nèi)網(wǎng)平臺，以需求為導向，以應用促發(fā)展，實現(xiàn)新聞出版行業(yè)信息化建設與新聞出版業(yè)的改革發(fā)展相協(xié)調(diào)。因此，業(yè)主方向監(jiān)理單位提出書面的設計變更的要求。變更的審核。對于參與項目建設任何一方提出的設計變更要求和建議，首先交由監(jiān)理單位審查，分析研究設計變更經(jīng)濟、技術上的合理性與必要性后，提出設計變更建議的審查意見，并報業(yè)主。監(jiān)理單位在審查中對變更項目的單價與總價進行詢價，分析了因變更引起的該項工程費用增加或減少的數(shù)額。確定項目變更范圍及其實施難度；確定項目變更內(nèi)容的工作量；確定項目變更的單價或總價。另外，監(jiān)理單位還充分與業(yè)主、集成商進行協(xié)商，就項目變更費用及工期的評估情況與業(yè)主、集成商做好組織協(xié)調(diào)工作。一般設計變更，在業(yè)主授權范圍內(nèi)由監(jiān)理單位審查批準，報業(yè)主備案，屬業(yè)主授權范圍外的，由監(jiān)理單位組織審查，業(yè)主單位批準；對重要設計變更由業(yè)主組織最終審查后批準。特殊緊急情況下的設計變更由監(jiān)理單位審查批準，報業(yè)主備案。監(jiān)理單位要明確界定項目變更的目標，根據(jù)收集的變更信息判斷變更的合理性和必要性，對于完全無必要的變更，在征得業(yè)主單位的同意后，可以駁回。
    在項目建設過程中，對重要變更，監(jiān)理與業(yè)主都先后進行了多次審查，并由業(yè)主組織了最終審查。該項目方案經(jīng)過不斷修改，進行了三次專家審查，最終得到了專家的認可，并建議盡快實施。對一般變更，如網(wǎng)絡設備的更換調(diào)整，由監(jiān)理方進行審查批準，報業(yè)主備案。 變更的實施。監(jiān)理單位對變更通知書或建議書審查后予以簽發(fā)。在組織業(yè)主與集成商就變更部分的報價及其他有關問題協(xié)商達成一致意見后，由監(jiān)理單位正式下達變更指令，集成商組織實施。
項目變更的處理原則
    由于變更涉及到補充協(xié)議的簽署，中間要經(jīng)歷變更項目清單的審查與處理、報價、詢價、談判等一系列過程，業(yè)主方與監(jiān)理方始終堅持一條原則，就是補充協(xié)議的簽署是在原合同繼續(xù)有效的前提下進行，對于原合同中未涉及變更的項目仍維持原合同條款。在談判過程中，集成商希望追加原計劃采購的數(shù)據(jù)庫的稅及服務費，但業(yè)主及監(jiān)理始終堅持此原則，未同意此項變更請求，維護了合同簽署的嚴肅性，并合理合法。變更項目的審查與處理。審查和批準項目變更是業(yè)主給監(jiān)理工程師的一項授權，業(yè)主可以通過監(jiān)理合同的有關條款對監(jiān)理工程師的上述權力進行限制或通過業(yè)主的監(jiān)督和審查來進行進一步的管理。本項目中，監(jiān)理單位根據(jù)監(jiān)理合同的要求，編制了《監(jiān)理實施細則》，針對變更項目的確定、變更的處理程序以及變更的審核辦法等內(nèi)容制定了詳細的處理辦法和工作流程。通過審查集成商提交的變更項目詳細清單，包括產(chǎn)品型號、規(guī)格、數(shù)量、價格等，對照技術方案，避免不合理的選型，力求使變更部分的概預算既有合同依據(jù)，又公平合理，能夠客觀地反映實施成本以及競爭、供求等因素對價格的影響，使工程總價控制在概算或投資估算的范圍之內(nèi)。確定變更價款。變更部分的價款確定按以下方法進行：合同中已有適用于變更部分的價格，按合同已有的價格變更合同價款；合同中沒有適用或類似變更部分的價格，由集成商提出適當變更價格或報價，監(jiān)理及業(yè)主對第三方產(chǎn)品進行詢價、對軟件開發(fā)費用進行估算，通過性價比的比對，以此為基礎進行商務談判，最終確定變更價款。 
    項目變更同時也反映在對實施進度的變化上，監(jiān)理在項目準備階段就對項目的進度計劃進行了必要的檢查和審核，然而這時的進度計劃是個草案，只能通過對它的檢查了解項目最初的進度期望值，并依次做相應的投資估算等；在項目的需求調(diào)研完成后，集成商就必須對進度計劃進行必要的修改、完善，用以指導項目的實施過程，這是比較具體的實施進度計劃，具有可操作性。在實施階段對進度的審查來自項目各種會議。項目有關人員通常通過定期的會議聽取、審查有關項目進展方面的信息，了解項目中各項活動是否嚴格遵守進度計劃安排，并采取預防性的措施。當出現(xiàn)實際進度與計劃進度嚴重沖突時，監(jiān)理提請業(yè)主并要求集成商解決沖突，制定必要的整改措施，修正實際進度。當然這種控制，不會很具體的到哪一天，而是以標志性階段任務完成為主要檢查對象。
處理項目變更的意義
    合理處理項目變更能促進合同管理的深化和細化。 項目變更為集成商擺脫合同價偏低困境，擴大自身利潤提供了機會，也為業(yè)主和監(jiān)理單位進行管理和控制帶來了很大的難度。因此，要搞好項目變更的管理和控制，首先，監(jiān)理單位應嚴格按照變更的處理程序和處理原則開展審查工作，確保變更工程項目、實施工作量和變更價格的合理性。其次，審查時，應對集成商的報價進行深入的分析和評估，確定該項目的成本以及承包人可能獲得的預期利潤，不僅加強單價合理性分析，而且加強對工程總價的管理和控制，并注意由此引起的風險的可能性，確保工程總價的公平與合理。
合理處理項目變更是投資控制的主要環(huán)節(jié)。在該項目的合同管理工作中，由于重視和加強了對項目變更的管理，尤其是該項目主管部門及監(jiān)理單位對項目變更的管理，通過多次審核，層層把關，有效地控制了項目的成本。以補充合同簽署為例，通過三次專家審查會，最終確定了可滿足業(yè)主需求的總體方案，在此方案基礎上，通過多次詢價、比對及四次商務談判，集成商的總報價減少了近兩百萬。
    由此可見，加強項目變更管理，不僅減少了工程變更的數(shù)量，避免了不合理變更，而且降低了工程造價，節(jié)省了工程投資。合理處理項目變更，維護業(yè)主和集成商的合法權益，促進了工程的順利實施。

                                                                            2009-8-25