項目管理在電視直播活動中的運用

    電視直播，作為能在一個完整的時空里同步展現事件發(fā)生、發(fā)展全過程并可進行互動的一種節(jié)目形態(tài)，主要被應用于新聞、體育、文藝等諸多的節(jié)目形式之中，近年來隨著電視媒體競爭的日益加劇，電視直播活動以其高收視率，對各電視臺擴大自身影響力，樹立頻道品牌形象的巨大作用，越來越引起各電視媒體的重視。稍有實力的電視臺，都樂于對重大新聞事件、慶典、賽事、文藝等活動進行現場直播，將原生態(tài)的場景和新聞事件的發(fā)展進程同步呈現給觀眾。
    電視直播活動由于涉及到策劃、主持、推介、包裝、攝像、剪輯、燈光、音響、字幕、傳輸、網絡等數十個工作環(huán)節(jié)，媒體開展此類活動一般都要動員多個部門的力量，有些大型活動甚至要聯合多家媒體之力進行打造。而直播活動的管理好壞，控制能力的強弱又直接影響著直播的成敗。
如何將電視直播活動這一龐大的系統工程完成好已成為擺在廣大電視工作者面前一項重要課題。近些年來，筆者朋友所在的杭州電視臺不僅成功地直播了上百場自己策劃的大型文藝、慶典、新聞等活動，而且完成了與日本福井電視臺、韓國春川文化放送聯合舉辦的三國衛(wèi)星直播、西博會十四小時直播、跨越千年8小時直播、二十年二十件最有影響力的新聞事件頒獎晚會等多場重大直播活動。這一場場直播活動的順利開展，都得益于將項目管理的科學手段和方法引入電視直播活動。
    項目管理是美國二戰(zhàn)后為國防建設項目而創(chuàng)建的一種管理方法。如今項目管理的應用領域已迅速擴展到社會生產和生活的各個領域和各個行業(yè)。項目管理是管理者在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效的管理，即對項目從開始到結束的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和評價，以實現項目的目標。從項目管理的定義可以看出，既講社會效益、經濟效益、又講效率的電視直播活動是非常適用項目管理的科學方法的。
從程序上說，電視直播活動策劃和實施要按照科學的項目管理步驟來執(zhí)行：
第一， 活動策劃
1. 立項：每年每個階段電視臺都有許多值得報道、值得關注的活動，如何選擇其中最有價值的活動，并且把這一活動作為一個直播項目確定下來，作為活動的報道者思路一定要很清晰。一場直播活動是否能成為一個好的項目，這其中最關鍵的一環(huán)就是所報道的活動必須有報道價值，題材新穎獨到，能吸引大家關注。
2. 進行調查和可行性研究：電視直播活動調查有其特殊性，調查的內容涉及到國家關于活動方面的政策和法規(guī)、觀眾關注的熱點、歷史上同類型直播的操作方法、直播場地的狀況和直播時間的選擇等�？尚行匝芯�，是一個十分重要的工作步驟。主要包括直播活動是否符合國家、社會的需求，是否符合有關宣傳政策、紀律，當然自身是否具有進行直播的人力、財力、物力、技術設備也要進行綜合考慮。
3. 提煉主題，進行創(chuàng)意：如今的電視直播已不能靠個人的創(chuàng)意完成。任何一場直播活動都需要整個直播群體的開動腦筋、進行創(chuàng)意，靠新聞、技術、行政等不同部門、崗位人員的組合群體策劃，多個學科知識的綜合和集體的智慧才能完成。
第二，辦理審批手續(xù)
    國家對于各類電視直播活動有著多項管理規(guī)定，如《廣播電視管理條例》、《關于切實做好廣播電視現場直播報道管理的通知》、《群眾參與的廣播電視直播節(jié)目管理暫行辦法》等。電視臺必須嚴格遵守這些規(guī)定，對于需向地方文化部門、公安部門、消防部門、環(huán)衛(wèi)部門、電力部門、園林管理部門等報批的，都要按照相關制度進行審批。這樣既能保證直播活動的合理合法開展，又能取得相關部門的指導與幫助。
第三， 確定直播場地、主要活動參與人員。如今的電視直播已不再局限于小小的室內演播室。在風景如畫的湖畔，在層巒疊嶂的山林，在槍林彈雨的戰(zhàn)場，在激烈競爭的比賽場，在空中，在海里……都已成為許多直播活動的場地。選擇切合活動主題又具有直播設備、電力等方面條件需求的場地對于整個直播活動的順利進行至關重要。直播活動需要準備的工作千頭萬緒，錯綜復雜，所以盡早確定直播活動的策劃者、編導、技術人員、演職人員不僅有利于各項工作的開展，也能充分調動人員的工作積極性，盡早進入直播狀態(tài)。
第四，制定活動籌備計劃：包括工作計劃、人員組織計劃、活動進度計劃、財務預算計劃、文件檔案管理計劃、應急計劃等。電視現場直播的完成是一家電視臺集體智慧的結晶，是團隊精神的集中體現。據初步統計，在演播室以外的任何一個地方完成一場現場直播，都將會牽涉到七、八個部門的幾十個崗位，涉及到四、五個工作場面。這就需要編制科學的工作流程，制定詳細的工作計劃。從直播現場勘查、直播車停放、舞臺背景布置、VTR錄制、播放、直播活動的拍攝、節(jié)目的表演、現場電力、微波調試、各工作區(qū)域的聯系、信號的傳輸等多個工作流程加以嚴格控制。電視直播的工作就象一座大的生產車間，而每項直播工作就象生產線上必不可少的環(huán)節(jié)，不管哪個環(huán)節(jié)上出現差錯都會導致整個工作流程運行的癱瘓。如何合理調配各個崗位上的人員，調動大家的積極性，激勵每一個人正確處理自己的直播角色是人員組織計劃的重要任務。制定這樣一份計劃通常電視臺都采用框圖式構架，將各項工作由誰來負責、工作的具體情況及工作相互之間的聯系等內容集中在一起用圖表的形式表明，讓所有工作人員一目了然。
    現場直播是一項組織性非常嚴密、和諧默契程度要求很高的工作，活動進度計劃的制定有利于直播活動的每位參與人員了解活動的進程，科學合理的安排自己的工作進度，跟上整個直播團隊的工作進程。特別是直播活動的倒計時表，似乎在時刻提醒所有的活動參與者在限定的時間里完成所分配的工作任務，極大的提高了工作效率。直播活動的進行需要很多東西，相應會產生許多的費用。各項開銷如何處理，如何花費也是值得重視的問題。如果工作人員不敢確定某項開支應由單位負擔還是自己承擔的時候，多數會選擇不去做這些工作或猶豫不決，這非常影響工作的正常開展。所以，活動負責人最好在直播活動前，擬定一個活動預算，初步估算所需的舞臺背景、宣傳包裝、演出費用、場館費用、餐飲支出、接待費等，做到心中有數，特別是許多直播活動會在雙休日或晚間進行，這都不是財務部門、銀行的工作時間，費用必須提前預支，如果臨時支出這些經費而沒有事先準備的話都會將工作引入被動。此外讓每位工作人員了解相應的財務報銷制度，解除疑慮，將會使直播工作更加順利的開展。每次直播活動都會產生很多的相關文件、檔案，如活動審批過程中的行政文件和與相關單位簽定的合同、新聞宣傳稿件、策劃方案、活動參與人員的資料、通訊聯系方式等。別小看這些文檔，它在整個直播活動中作用非常關鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。例如今年該臺與上騰娛樂、東方臺合作的“我型我秀”杭州賽區(qū)預熱賽直播活動，海選時選手填寫的報名表就很重要，它不僅紀錄了入選本次活動下一階段選手的聯系方式，也成為電視臺的一筆財富。因為有些具有特別才藝的人可能會因為種種原因不適合此次直播活動，但是一旦有合適的機會電視臺就能及時聯系他們，為他們創(chuàng)造展現自我的舞臺，成為豐富我們電視節(jié)目內容的新生力量。應急計劃常常成為容易被忽略的地方，一方面是因為直播活動進行過程中出現的突發(fā)事件不容易讓人把握；另一方面則在于人們對直播活動的風險管理缺乏清晰的認識，意識里還沒有風險管理的概念。但電視直播活動涉及面廣，影響大，要求高，誰也無法保證在這眾多的工作環(huán)節(jié)中每個人都不出問題，所以一份相對嚴密的應急計劃還是少不了的。國家廣播電影電視總局制定了《關于群眾參與的廣播電視直播節(jié)目必須延時播出的通知》，對電視直播要求延時播出，這就是應急計劃的措施。另外，對于室外的直播活動充分必須考慮天氣的因素。2004年該臺直播的《這里是亞洲》——中、日、韓三國衛(wèi)星直播，在直播前一天該臺還在風和日麗的西子湖畔彩排，第二天距離直播前兩小時卻下起了雷雨，為此電視臺立即制定了雨天應急播出方案，準備臨時更換直播地點，變動節(jié)目播出順序，并與日本、韓國方面聯系取得共識。好在直播前20分鐘雨停了，所有節(jié)目都按照原來的播出計劃進行，沒有啟用應急播出方案。但經過這次變動，也為大家敲響了警鐘，在今后的直播活動中進一步增強了風險意識，為完善直播應急計劃積累了經驗。
第五，活動的實施階段
    經歷過電視直播活動的人一定都很了解，直播活動的開展現場簡直就象一個沸騰的油鍋，工作人員都保持著高度的緊張。它就像體育運動中的接力賽，又似球類運動中的傳球動作，必須要人人明白、會心、和諧，否則就會出現執(zhí)行偏差。各項工作一環(huán)扣一環(huán)，一旦出現狀況，如果每個人都“指手畫腳”、“自說自話”，那么整個直播場面一定會很亂。大家都不知道該聽誰的，都不知道各項工作的進展如何，種種問題將接踵而至，直播現場也會失去控制。經歷了多次直播活動的杭州電視臺在這方面積累了很多經驗，一張統一協調安排各項工作的直播串聯單成為保證電視直播順利開展的法寶。
直播串聯單
    有了這張串聯單，不僅讓節(jié)目的組織者更加清晰的了解節(jié)目的進展程度，周全的考慮各個子項目所遇到的問題，而且也能讓參與直播的每個工作崗位的人員明白自己在什么時候，什么地方，該干什么，相關的工作崗位什么時候需要做什么，需要得到什么樣的協助，進一步增強了各個工作環(huán)節(jié)之間的相互配合，推動直播活動順利進行。
第六，活動后的評估和總結
    一場現場直播如果沒有科學的業(yè)績評價體系，就等于做了一次毫無意義的機械運動。電視臺要求對每次的直播活動進行及時的總結和評價，通過社會反響、收視率數據等多項指標進行系統、客觀的分析，對直播過程中遇到的問題，出現的差錯進行及時總結，并將積累的直播經驗形成文字，為進一步提高全臺的直播水平打下良好基礎。

                                                                            2009-8-21